Vahva ja terve liikesuhde voi alkaa virallisella kirjeellä. Tämä pätee erityisesti työskentelemällä kansainvälisten tuojien ja viejien kanssa. Sinulla ei ehkä ole mahdollisuutta tavata heitä kasvokkain, joten ammattimainen kirje voi olla paras korvike. Tämän kirjeen kirjoittaminen vaatii huolellisuutta ja harkintaa.
Alusta kirjeesi ammattimaisesti yrityksen logolla, yhteystiedoilla ja sivun yläosassa olevilla henkilökohtaisilla tiedoilla. Sisällytä myös tuojan yrityksen yhteystiedot ja asianmukainen tervehdys. Tekstin tulee olla kohdakkain vasemmalle, eikä siinä ole syvennyksiä kohdissa ja yhdellä rivillä.
Kiinnitä tuojan huomion ensimmäiseen kohtaan korostamalla tärkein myyntipisteesi. Korosta erottelupiste, joka tekee tuotteistasi markkinoiden parhaaksi. Saatat olla alhaisin hinta, parhaat ominaisuudet tai nopein läpimenoaika tilauksesta toimitukseen. Sinun ei tarvitse liioitella, mutta varmista, että mainitset yrityksenne edut.
Anna lisätietoja yrityksestä ja sen taustasta toisessa kohdassa. Selitä, kuinka kauan olet ollut yrityksessä ja missä olet. Kuvaile mitä tuotat ja missä määrin. Selitä myös, mitkä nykyiset asiakkaasi ovat ja tee ne saatavana viitteenä.
Anna lisätietoja tuotteiden ominaisuuksista. Tämä on erityisen tärkeää teknisten tuotteiden, kuten tietokonelaitteistojen, verkkolaitteiden tai farmaseuttisten tuotteiden, osalta. Maahantuoja haluaa tietää mahdollisimman monta eritelmää. Saatat jopa sisällyttää kaavioita tai malleja erilliseen liitteeseen.
Vakuuttaa lukijaa siitä, että yrityksesi on parasta työskennellä ja että voit toimittaa lupauksensa mukaisesti. Kuvaile maksuehdot, läpimenoaika, logistiikkatiedot ja hinnoittelu. Jätä kirje avoinna neuvotteluihin ja seurantaan. Sulje muistiinpano armollisella allekirjoituksella.
