Vaatimusten ja säätöviestien kirjoittaminen edellyttää valmistelua ja suunnittelua ennen kirjoittamisen aloittamista. Kirjoita yksinkertaisesta ääriviivasta, jotta voit pitää sinut järjestäytyneenä. Päätä, mitä haluat lukijan tehdä. Haluatko esimerkiksi rahasi takaisin vai haluatko tuotteen vaihtamisen? Vaatimusviesti on tapa ratkaista virheitä, jotka on tehty ja jotka saattavat tarvita oikaisua. Säätöviesti on vastaus yrityksellesi kohdistettuun kirjeeseen.
Tarvittavat kohteet
-
tulot
-
setelit
Vaatimusviesti
Kirjoita asiaankuuluvat tosiasiat ensimmäisessä kohdassa. Aloita ongelmasta. Selitä tarkalleen, mitä tapahtui, ja syy siihen, miksi kirjoitat vaatimuksen kirjettä.
Selitä, miksi uskot, että vaatimus olisi annettava toisessa kohdassa. Kerro lukijalle vaatimuksen erityispiirteistä sekä oikeudellisista velvoitteista ja oikeudenmukaisuudesta. Tuote ei esimerkiksi toimi mainoksen ehdottamana.
Aloita kolmas kappale pyytämällä toimia. Pyydä, mitä odotat lukijalta. Sisällytä päivämäärä, jolle odotat toimia. Älä uhkaa, vaan selitä, mitä lisätoimenpiteitä voit toteuttaa, jos pyyntösi ei täyty. Sulje "Ystävällisin terveisin" ja allekirjoituksesi tulostetun nimen yläpuolella.
Säätöviesti
Aloita ensimmäinen kappale hyväksymislausekkeella. Anna asiakkaalle hyviä uutisia ensin ja noudata asiakkaan vaatimuksia.
Aloita toinen kohta selittämällä virhe. Selitä ongelman syy. Älä anna syyllisyyttä. Keskity jatkuviin ponnisteluihin virheiden ja vaikeuksien välttämiseksi.
Ilmaise arvostuksesi asiakkaan liiketoiminnasta kolmannessa kohdassa. Anteeksi, jos sinusta tuntuu, että sinun täytyy tehdä niin. Jos et pysty noudattamaan kaikkia pyydetyn oikaisun elementtejä, selitä miksi ja lisää tarvittavat tiedot siitä, miten vastaat pyyntöön.
Sulje kirjain "Vilpittömästi" ja tulosta ja kirjoita nimi.
Tarkista kirjain ja varmista, että sävy on ystävällinen. Yritä olla äänettömänä tai keskinäisenä.
vinkkejä
-
Säilytä kirjeen kopio tietueistasi.
Anna liitteinä asiakirjat, kuten laskut, mainosmateriaalit tai kuitit, jotka voivat varmuuskopioida kirjoittamasi tiedot.
