Työnantajan ensimmäisestä yhteydenpidosta tulevaan työntekijään saakka työsuhteen päättymisajankohdasta alkaen on tärkeää, että työntekijää koskevat kirjalliset asiakirjat säilytetään työntekijän henkilöstötiedostossa kunkin työntekijän nimissä. Nämä työllisyysasiakirjat, jos niitä ylläpidetään oikein, voivat mahdollisesti suojella työnantajaa tulevasta vastuusta työ- ja työlainsäädännön rikkomisista, kuten lainvastaisesta irtisanomisesta tai syrjinnästä.
Tarvittavat kohteet
-
Tiedoston kaapit tai turvallinen huone, jossa on rajoitettu pääsy
-
Tiedoston kansiot
Ymmärrä, miksi sinun täytyy pitää henkilöstön henkilöstötiedostot. Tämä on yrityksen ja työntekijän kirjaa siitä, mitä työpaikalla on tapahtunut. Henkilöstötiedostossa säilytetyt tiedot voivat suojata työnantajaa tulevissa oikeudenkäynneissä ja auttaa selvittämään väärinkäsityksiä, joita voi esiintyä poliittisissa kysymyksissä, palkka- ja etuuksiin, työtehtäviin ja vastuuseen, kurinpidollisiin tai korjaaviin toimiin ja epäkohtiin.
Joten mitä pitäisi mennä työntekijän henkilöstötiedostoon? Henkilöstöasiantuntijoiden tai johtajien tulisi ylläpitää seuraavat asiakirjat ja tietueet jokaiselle työntekijälle. Työnkuvaus Työhakemus Työn tarjoaminen IRS-muoto W-4 Työntekijän käsikirjan vastaanottaminen (Usein hyvä idea säilyttää itse kopio käsikirjasta, varsinkin kun se muuttuu ajoittain. Näin kaikki tietävät, mitä käsikirjan ehdot työntekijä allekirjoitti.) Mahdolliset suorituskyvyn arvioinnit Työsuhde-etuudet kirjautumislomakkeet Palkinnot Työntekijää koskevat valitukset ja kiitokset Kurinpitotoimet tai varoitukset * Läsnäolotietueet On suositeltavaa, että jokaisella eri tietueella on oma välilehti.
Lääketieteelliset tiedot ja maahanmuuttomuodot on säilytettävä erillisissä tiedostoissa. Koska et voi tehdä työhön liittyviä päätöksiä, jotka perustuvat henkilön maahanmuuttotilaan, olettaen, että heillä on oikeus työskennellä Yhdysvalloissa, ja liittovaltion hallituksella on oikeus tarkastella I-9: ää, on luultavasti parempi pitää se erillään. Sitä paitsi, kun otetaan huomioon lääketieteelliset tiedot, amerikkalaiset, joilla on vammaisuus (ADA), sisältävät hyvin tiukkoja sääntöjä, jotka koskevat yksityisyyttä ja pääsyä postitse tarjoavat lääketieteellisiä tietoja, joten on tarpeen pitää ne erillisessä tiedosto- ja tiedostokaapissa, jossa on rajoitettu pääsy. ADA rajoittaa näissä tietueissa olevien tietojen luovuttamista valvojille, jos työntekijällä on tarpeelliset rajoitukset tehtäviinsä tai he tarvitsevat majoitusta; ensiapupalvelun työntekijät kiireellisen sairaanhoidon tapauksessa; sekä valtion ja vakuutusalan virkamiehiä rajoitetuissa olosuhteissa.
On tärkeää, että työntekijän henkilöstötiedostossa olevia virheellisiä tietoja korjataan välittömästi yrityksen ilmoituksen perusteella, että tiedot ovat virheellisiä.
Työntekijöiden henkilöstötiedostot on lukittava ja niitä saa käyttää vain sellaisille henkilöille, joilla on oikeutettu yritys, jolla on oltava pääsy tiedostoon. Johtaja tai ensilinjan valvoja voi tarvita pääsyä ylennyksiä ja kurinpitotoimia koskeviin päätöksiin. Jos joku, jolla ei ole laillista liiketoimintaa, tarvitsee käyttää tiedostoa, se haluaa nähdä sen, he tarvitsevat kelvollisen pyyntöön. Muuten työntekijän yksityisyyden suojaa voidaan loukata.
Yleensä laki ei edellytä, että työntekijä ilmoittaa työntekijälle, mikä on heidän henkilöstönsä henkilötiedostossaan ilman työntekijän asianmukaista pyyntöä. On kuitenkin parempaa liiketoimintakäytäntöä pitää työntekijät ajan tasalla siitä, mitä heidän tiedostossaan on. Tällä tavoin sinulla ei ole marginaalista työntekijää, joka on yllättynyt, kun he ovat kurinalaisia tai lopettaneet. Poikkeukset tästä yleissäännöstä ovat Fair Credit Reporting Act -lain (FCRA) määräykset. Se edellyttää, että ilmoitat työntekijöille tai potentiaalisille työntekijöille, jos käytät haitallisia toimia, jotka perustuvat niiden luottokertomukseen.
Erillään työntekijöille tiedottamisesta siitä, mikä on heidän henkilöstötiedostossaan, on kysymys pääsystä. Monet valtiot vaativat työnantajia antamaan työntekijöille ja entisille työntekijöille pääsyn työntekijöiden henkilöstötiedostoon. Henkilöresurssialan ammattilaisena tai yrityksen omistajana on tärkeää, että tutustut tässä valtiosi lainsäädäntöön. Pääsääntöisesti työntekijän pääsyn on oltava kohtuullinen ja sen on oltava läsnä jäsenen jäsenenä sen varmistamiseksi, ettei mitään oteta tai muuteta. Jotkut valtion lakit sallivat työntekijän saada kopioita, jos he tekevät niin, että joku yritys tekee kopion. Työntekijä näkee usein henkilöstötiedostossaan rajoituksia. Jos on olemassa arkaluonteisia kohteita, kuten viittauskirjeitä, rikostutkimuksia ja muita tietoja, jotka saattavat loukata jonkun muun yksityisyyden suojaa, heille voidaan evätä pääsy siihen. Tässä on hyvä pitää nämä kohteet erillisessä välilehdessä työntekijän henkilöstötiedostossa. Jotkin valtion lait voivat antaa työntekijälle mahdollisuuden esittää kiistoja kurinpitotoimiin tai arviointeihin.
vinkkejä
-
Pidä jäljennös valtion lakista, jos sinulla on joku omassa valtiossasi, pääsy työntekijöiden henkilöstötiedostoihin, jotka on lähetetty tai kätevä, alueella, jossa näitä tiedostoja pidetään. Näin vältetään johdon ja työntekijän väliset ristiriidat sen suhteen, mikä on ja ei ole sallittua.
Varoitus
Kaikkia työntekijöitä on kohdeltava samalla tavalla, kun on kyse heidän henkilötietojensa ylläpidosta ja saatavuudesta. Mikä tahansa poikkeama käytännössä voi johtaa yrityksen oikeudenkäyntiin. Jos sinulla on epäilyksiä siitä, miten työntekijän henkilöstötiedostot säilytetään, ota yhteyttä asianajajaan.
