Poistuva työntekijä voi aiheuttaa useita päänsärkyä yritykselle, mukaan lukien asiakaspalvelun keskeytys, asiakkaiden vika ja myynnin menetys. Ilmoitusviestin käyttäminen varoittamaan asiakkaita työntekijän lähdöstä voi olla positiivinen, ennakoiva PR-strategia, jonka avulla voit muuttaa mahdollisen sitruunan limonadiksi.
Määritä kirjeen tavoitteet
Päätä, miksi haluat tai tarvitsee ottaa yhteyttä asiakkaisiin, jotta he voivat tietää työntekijän lähdöstä. Käytä bullet-point-luetteloa, jonka avulla voit räätälöidä erilaisia kirjaimia asiakkaiden tarpeisiin, joihin otat yhteyttä. Esimerkiksi saatat joutua vakuuttamaan joidenkin asiakkaiden toimitukset tai asiakaspalvelun keskeytykset. Saatat joutua antamaan muille asiakkaille tietää, että yrityksellä on uusi yhteyshenkilö, kuka tämä henkilö on ja että uusi edustaja kutsuu heitä. Saatat haluta käsitellä huhuja, ilmoittaa asiakkaille, että lähtevällä työntekijällä on kilpailukieltolauseke, jota aiotte panna täytäntöön tai että työntekijä lähtee hyviin ehtoihin.
Keskustele työntekijän kanssa
Tapaa työntekijää keskustelemaan suunnitelmastasi ottaa yhteyttä asiakkaisiin. Pyydä työntekijää antamaan vinkkejä kommunikoimaan tiettyjen asiakkaiden kanssa, jotka perustuvat hänen suhteisiinsa heidän tietoonsa heidän historiastaan ja tarpeistaan sekä ajatuksista heidän mahdollisista huolenaiheistaan. Kysy työntekijältä, jos hän haluaa, että hänen lähdönsä syystä ilmoitetaan, tai jos sinun pitäisi jättää se pois kirjeestä. Vaikka olisit erottanut työntekijästä huonoilla ehdoilla, kumpikaan teistä ei saa polttaa siltoja ja vahingoittaa kenenkään mainetta markkinoilla.
Päätä vastaanottajista
Kirjoita luettelo vastaanottajista, jotta voit räätälöidä sisällön kullekin. Ilmoita syyt, joiden vuoksi kirjoitat jokaisen asiakkaan asiakkaan nimen vieressä, ja tee muistiinpanoja kaikista tietystä sisällöstä, jonka haluat sisällyttää tai jättää pois asiakkaan kirjeestä.
Kirjoita ensimmäinen luonnos
Kirjoita kirjeen ensimmäinen luonnos osoittaen asiakkaalle nimen. Aloita tarjoamalla vakuutus, kuten "XYZ Co on aina ylpeä kyvystämme tarjota erinomaista asiakaspalvelua koulutetun, ammattitaitoisen henkilökuntamme kautta." Sitten varoita asiakas, että työntekijäsi lähtee, ja miksi, jos sinulla on päätti sisällyttää nämä tiedot. Käsittele asiakkaan mahdollisia huolenaiheita ja kerro, miten voit käsitellä niitä. Esittele asiakkaan uusi yhteystieto ja hänen yhteystietonsa ja sisällytä kaikki sovellettavat siirtymäpäivät. Lisää PostScript, joka kutsuu esiin tärkeitä tietoja, jotka haluat erottua, kuten se, että uusi yhteyshenkilö kutsuu esitellä itsensä tällä viikolla. Päätä asiakkaan kanssa ottamalla sinuun yhteyttä, jos asiakkaalla on kysyttävää.
Viimeistele kirje
Pyydä avainhenkilöitäsi ja jokaisen asiakkaan uutta yhteystietoa tarkistamaan luonnos eri kirjaimista, joita haluat luoda. Kun olet saanut syötteen asiakkaan ensimmäisen kirjeen luonnoksesta, luo lopulliset kopiot. Anna asianomaisen henkilöstön nähdä lopullinen luonnos ennen kuin se on allekirjoitettu ja jaettu.
