Kansalaisjärjestöt osallistuvat eri puolilla maailmaa terveyden, maatalouden, koulutuksen, kehityksen ja talouden eri aloilla. Näin ollen he tarvitsevat asiakirjoja ehdotusten, raporttien, tapaustutkimusten tai asiakirjojen muodossa päivittäisen toiminnan helpottamiseksi. On olemassa joitakin perusohjeita siitä, miten dokumentaatioita kirjoitetaan kansalaisjärjestöille.
Tapaustutkimuksia
Tunnista ongelma, jota aiotte tutkia. Luo malli, joka ohjaa sinua koko kirjoittamisprosessin ajan ja parantaa asiakirjan ulkoasua ja lukemista.
Määritä ainutlaatuinen nimi, joka on houkutteleva lukijalle.
Tutustu ongelmaan, mukaan lukien syyt, vaikutukset ja teoria. Anna mahdollisimman paljon taustatietoja.
Keskustele mahdollisesta ratkaisusta. Selitä, miten olet saavuttanut ratkaisun sekä tutkimuksessa käytetyt menetelmät.
Kuvaile etuja, joita tapaustutkimuksenne tähtää.
Projekti ehdotus
Kirjoita otsikko. Varmista, että se vastaa hanke-ehdotuksessa suunniteltuja toimia.
Kuvaile kansalaisjärjestösi profiilia. Sisällytä aikaisempi asiaankuuluva kokemus sekä yksityiskohtaiset tiedot organisaatiorakenteesta. Selitä, miksi kansalaisjärjestö olisi rahoitettava ja miten avunantajan rahaa käytettäisiin.
Kuvailkaa, miten ongelma tunnistettiin haastattelujen, selvitysten tai tapaustutkimusten avulla.
Hankkeen tavoitteen ja ehdotetun toiminnan työ - tässä on esitettävä ehdotetun toiminnan luonne, välittömät tavoitteet ja odotetut hyödyt hankkeesta.
Kirjoita projektistrategia. Sisällytä kansalaisjärjestösi tai kansalaisjärjestöjen suhteet muihin kansalaisjärjestöihin.
Kirjoita tekniseen toteutettavuuteen. Kuvaile kansalaisjärjestösi teknistä asiantuntemusta tai avunantajan ohjelmasta vaadittavaa teknistä apua.
Kirjoita odotetut tulokset. Ilmoittakaa hankkeen vaikutus kansalaisjärjestöön, avunantajaan ja yhteiskuntaan. Kerro, miten hanketta seurataan ja arvioidaan.
Kirjoita budjetti. Anna budjettikertomus, jossa ilmoitetaan hankkeen kokonaiskustannukset ja lahjoittajalta pyydetty määrä.
raportit
Kirjoita otsikko. Varmista, että otsikko heijastaa mitä olet tehnyt.
Kirjoita tiivistelmä noin kahdesta kappaleesta tai 250 sanasta. Siinä olisi oltava kertomuksen tarkoitus.
Kirjoita esittely. Varmista, että käyttöönotto sisältää ongelman, jota yrität ratkaista, olipa ongelma ratkaistu ja haasteet.
Kirjoita ongelmailmoitus ja ilmoita, miten ongelma tunnistettiin. Anna lausunto menneisyydestä, siihen liittyvästä työstä.
Teknisen osaston työ. Anna kunkin osan alussa kunkin osan alaviivat.
Työn tulokset. Tulokset on esitettävä taulukoiden ja kaavioiden avulla. Anna lausunto tulevasta työstänne.
Ilmoita päätesi tärkeimmät kohdat, kuten miten yhteisö on hyötynyt työstäsi.
Käsittele asiakirjoja
Tunnista tehtävät ja valtuuskunnat, jotka sinun on sisällytettävä prosessiasiakirjaan, koska prosessiasiakirjan ensisijaisena tavoitteena on antaa selkeä ja tiivis kuvaus siitä, miten kansalaisjärjestö toimii.
Kehitetään prosessimallia. Tässä järjestetään yksilölliset tehtävät ja valtuuskunnat yhdeksi hierarkkiseksi rakenteeksi.
Päätä yksityiskohtien tasosta. Kunkin toiminnan yksityiskohdissa olisi mainittava, onko annetut tehtävät suoritettu.
Tunnista yksilölliset prosessit, jotka muodostavat tehtävät, jotka olet tunnistanut. Jaa toiminnot hallittaviksi paloiksi. Jokaisella ”palalla” pitäisi olla yksityiskohtaisuus.
