"Tribal Knowledge" on jokainen kirjoittamaton tieto, jota yrityksesi, tiimi, ryhmäsi tai heimo käyttää tavoitteidensa saavuttamiseksi. Heimotutkimuksen ongelma on, kun menetät heimon avainjäsenet, tieto katoaa heidän kanssaan. Kun dokumentoit yrityksen toimintatapoja tai prosesseja, voit suojata nämä tiedot ja tuoda nopeasti uusia jäseniä nopeasti. "Tribal Knowledge": n dokumentoinnin tarpeen ymmärtäminen on tärkeä tekijä näiden asiakirjojen luomisessa.
Määritä toimitukset
Luo "Scope Statement" kirjoittamalla yksinkertainen lausunto, joka tunnistaa kaiken, mitä on tarkoitus sisällyttää tähän dokumentointiprojektiin. Selvitä selkeästi dokumentoitava prosessi. Ilmoittakaa, kuvastavatko prosessin dokumentointi miten prosessi todella toimii tänään, tai määrittelee, miten prosessi toimii tulevaisuudessa.
Luo "Omistusmatriisi", joka osoittaa, kuka omistaa prosessin tai kuka omistaa osan prosessista. Tämä matriisi voi olla yhtä yksinkertainen kuin organisaatiokaavio tai prosessivirtauskaavio, joka tunnistaa selkeästi omistajat ja omistajien yhteystiedot.
Tunnista tietyt tuotteet tai palvelut, joita dokumentoidaan. Tämä on tyypillisesti luettelo, joka sisältää kaikki tai asiaankuuluvat tiedot, kuten mallinumeron, osanumeron ja kuvauksen.
Kuvaile prosessiin osallistuvien rooleja. Anna selkeä selitys, joka perustuu työnimikkeeseen eikä yksittäisiin ominaisuuksiin. Selitä, mitä tämä asema tekee ja miten se sopii prosessiin. Tämä voi olla yksi asiakirja, jossa luetellaan työnimike ja kuvaus tai täydellinen työn kuvaus kunkin dokumentoidun prosessin avainasemasta.
Dokumentoi prosessin jokainen vaihe alusta loppuun luoden "Prosessivirta" -kaavio tai kaavio. Tyypillisesti luodaan korkean tason vuokaavio, jossa esitetään prosessin tärkeimmät vaiheet ja matalan tason vuokaavio dokumentoi prosessin vaiheet, jotka ovat jokaisen suurimman vaiheen alaisia.
Luo asianmukaiset "Politiikat ja menettelyt" -asiakirjat prosessin jokaiselle vaiheelle. Kun tutkit prosessia haastatteluilla ja tutkimuksella, nämä käytännöt ja menettelyt tulevat esiin. Säilytä yksityiskohtaiset muistiinpanot, jotka toimivat perustana näiden politiikkojen ja menettelytapojen dokumenttien luomiselle.
Sisällytä asiakirja toimituksiin, joka selittää sisäisen "Document Management" -prosessin. Tässä asiakirjassa on selitettävä, miten yhtiön asiakirjat tarkistetaan ja hyväksytään, ja miten ne jaetaan ja arkistoidaan yrityksen sisällä.
Luo asiakirjat
Luettelo olemassa olevista asiakirjoista, jotta saat selkeän käsityksen siitä, mitä tällä hetkellä on. Sinun ei tarvitse keksiä pyörää uudestaan luomalla uusia asiakirjoja, jos sama tieto on olemassa olevissa asiakirjoissa. Tunnista, mitkä näistä asiakirjoista ovat käyttökelpoisia ja jotka voidaan rakentaa, ja mitkä asiakirjat ovat vanhentuneita. Kun käytössä on valmiiden asiakirjojen luettelo, tiedät mitä asiakirjoja puuttuu ja että ne on luotava. Luo yleinen luettelo asiakirjoista, joissa näkyy jokaisen asiakirjan tila olemassa olevana, vanhentuneena tai uudenaikaisena. Pidä tämä "Inventory" kädessä ennen ensimmäistä tapaamistasi ylimmän johdon kanssa.
Luo "Omistusmatriisi" tarkastelemalla mitä tahansa saatavilla olevaa, kuten olemassa olevia organisaatiokaavioita ja yrityshakemistoja. Pidä tämä "omistusmatriisi" kädessä ennen ensimmäistä tapaamistasi ylimmän johdon kanssa.
Tapaa ylimmän johdon kanssa ja tarkista "Inventory" ja "Ownership Matrix". Tämän kokouksen tavoitteena ei ole vain saada ylimmän johdon eläinlääketieteelliseen tutkimukseen, vaan hyväksyä se ja hyväksyä suunnitelmasi. Ole valmis tähän kokoukseen ja älä tuhlaa ylimmän johdon aikaa.
Tapaa jokaisen osaston päällikön kanssa sen jälkeen, kun olet tehnyt kaikki ylimmän johdon muutokset "Inventory" ja "Ownership Matrix". Näiden osastopäälliköiden kokousten tavoitteena on tuoda kyseinen osasto päällekkäin siihen, mitä teet, ja aloittaa keskustelut jokaisesta osastopäällikön roolista ja prosessin vaiheista, jotka he omistavat. Ota yksityiskohtaiset muistiinpanot tai tallenna kokous, jotta et menetä mitään. Kun siirryt eteenpäin näiden osastopäälliköiden kokouksissa, prosessi tulee esiin ja alkaa vakiintua.
Päivitä kaikki toimitukset jatkuvasti, kun saat uuden tai tarkemman tiedon kustakin osastopäälliköltä. Viimeisimmän osastopäällikön jälkeen olisit pitänyt täyttää noin puolet tuloksista.
Tapaa asianomaisia valvojia, huippu-käsityöläisiä ja muita prosessiin osallistuneita henkilöitä selventääkseen, mitä prosessin tässä vaiheessa todella tapahtuu. Osastopäällikkö tunnistaa nämä henkilöt haastattelun aikana. Nämä käytännönläheiset ihmiset ovat tyypillisesti osaavampia askel askeleelta, päivittäin, niiden vastuualueen menettelytavoista kuin niiden osastopäällikkö. Ota jälleen yksityiskohtaiset muistiinpanot ja tee kaikki mahdollinen, ennen kuin tapaat nämä ihmiset, jotta voit minimoida aikaa, jonka olet ottanut pois kiireisestä päivästä.
Täytä ensimmäinen luonnos kaikista asiakirjoistasi. Tätä kutsutaan ensimmäiseksi luonnokseksi, mutta näiden asiakirjojen pitäisi silti olla täysin valmiita kaikkien tähän mennessä saamiensa tietojen perusteella.
Levitä ensimmäiset luonnokset ensimmäiseksi luonnokseksi, jotka on merkitty ensimmäiseksi luonnokseksi, vastaaville osastopäälliköille ja alisteille niiden tarkistamiseksi. Anna heille aikaa tarkistaa nämä asiakirjat kokonaan ja pyysi heitä muuttamaan muutokset.
Käynnistä toinen kierros yksittäisten kokousten kanssa samojen osastopäälliköiden ja alaisten kanssa, jotta voit tarkastella kaikkia punaisia viivoja ja valmistautua näiden asiakirjojen lopulliseen luonnokseen.
Täytä kaikki punaisen rivin tarkistukset. Kiinnitä huomiota yhden vaiheen muutoksiin, jotka saattavat vaikuttaa edelliseen tai seuraavaan vaiheeseen, ja muuttaa näitä asiakirjoja, menettelyjä tai virtausvaiheita vastaavasti. Lähetä lopullinen luonnos asianomaisille osastopäälliköille ja sen alaisille lopullista tarkistusta varten.Lähetä lopullinen luonnos samanaikaisesti ylimmän johdon ylimmän johdon arvioon.
Tee lopulliset tarkistukset ja lähetä nämä tarkistetut asiakirjat takaisin aloittajalle lopullista hyväksyntää varten. Ennen lopullista hyväksyntää voi olla useita edestakaisin tehtyjä tarkistuksia. Tarvitset jokaisen alaisen ja osastopäällikön, jotta saat täyden hyväksynnän asiakirjoista tai niiden osista, jotka liittyvät suoraan heidän vastuualueeseensa. Asiakirjoja ei kuitenkaan katsota hyväksytyksi, ennen kuin ylimmän johdon on tarkistanut ja hyväksynyt sen.
vinkkejä
-
Haastattelut voivat olla herkkiä, kun keskeytät jonkun työpäivän. Ole valmis näihin haastatteluihin ottamalla käyttöön tarvittavat materiaalit, kuten "Process Flow Chart" tai muut asiakirjat, jotka auttavat haastattelussa eteenpäin. Ole henkilökohtainen ja kohdele aina kaikkia samaa arvokkuutta ja kunnioitusta, jota odotat itsellesi. Ole tehokas ja pidä haastattelu keskittynyt kokouksen erityistavoitteeseen.
