Vuorokaaviot ovat hyödyllisiä osoittamaan, miten liiketoimintaprosessin vaiheet sopivat yhteen. Kun niitä käytetään kirjanpitosyklin dokumentointiin, ne eivät ole vain kätevä tarkistuslista varmistaakseen, että työntekijät suorittavat jokaisen vaiheen koko kirjanpitokierroksella joka kuukausi, mutta ne auttavat myös analysoimaan ja parantamaan kirjanpidon työnkulkuja. Kun ymmärrät, mitkä symbolit käyttävät missä ja mitä tietoja kukin tarvitsee, kirjanpitoprosessikaaviota ei ole vaikea luoda.
Ymmärrä vuokaavion symbolit
Vuorokaavion symbolit osoittavat kirjanpitoprosessin vaiheet, päätökset ja tehtävät. Vaikka voit käyttää mitä tahansa symbolia, joka kuvaa jokaisen näistä, monet ihmiset käyttävät tavallisia symboleja. Kirjanpitoprosessikaavion piiriin kuuluvat mm. Soikeat, suorakulmiot ja rinnakkaismittarit, jotka ovat litteitä muotoja, joiden vastakkaiset sivut ovat samansuuntaisia ja yhtä pitkiä. Myös käyttökelpoisia ovat nuolet, jotka osoittavat kirjanpitoprosessin suunnan. Koska verkkosivuilla Mind Tools selitetään, ovaalit kuvaavat useimmiten prosessin alkua tai loppua, suorakulmioissa tunnistetaan tiettyjä tehtäviä, ja niiden ohjeet tai ohjeet ja rinnakkaisohjelmat luokittelevat kirjanpidon tuotokset.
Luo vuokaavion rakenne
Kirjanpitosykli on kymmenen vaiheen joukko, joka tapahtuu samassa järjestyksessä joka tilikausi. Kunkin vaiheen järjestyksessä laskentajakso koostuu liiketoimien tunnistamisesta, tapahtumien analysoinnista, päiväkirjamerkintöjen tekemisestä, kirjojen kirjaamisesta pääkirjaan, kokeilutaseen laskemisesta, merkintöjen säätämisestä, mukautetun kokeellisen saldon laskemisesta, tilinpäätöksen laatimisesta, tilinpäätöksen laatimisesta, siirtämisestä väliaikaisten tilien saldot sulkeutumisselvitysten kautta ja laskennan jälkeinen kokeilutasapaino. Tunnista jokainen päävaihe soikion sisällä ja käytä suunta-nuolia luodaksesi pystysuora vuokaavion rakenne.
Lisää tehtävän tiedot
Suorita tehtäväanalyysi yksilöityjen tehtävien tunnistamiseksi jokaisessa laskentaprosessin vaiheessa. Mitä yksityiskohtaisemmin annat, sitä hyödyllisempi on kaavio. Esimerkiksi sen sijaan, että käytettäisiin yhtä suorakulmioa, jossa sanotaan "tallenna päiväkirjamerkinnät debitteinä tai luottoina", lue jokainen vaihe tai anna ohjeet tämän tehtävän suorittamiseksi omassa suorakulmiossaan. Vaiheissa, jotka tuottavat lähdön, kuten tilinpäätöksen laatimisen, tunnistetaan lähdöt rinnakkaismittareiden avulla, sijoittamalla ne vastaavan suorakulmion oikealle puolelle ja kytkemällä ne suunta-nuolilla. Toista tämä vaihe, kunnes vuokaavio on valmis.
Testaa ja tarkista
Kun vuokaavio on valmis, Mind Tools suosittelee tarkistamaan tiedot ja testaamaan sen tarkkuuden. Yksi tapa saavuttaa tämä on pyytää tilinpitäjiä tarkistamaan taulukkoa ja testaamaan sitä seuraamalla ohjeita tarkasti. Tämä on myös hyvä aika analysoida kirjanpitoprosessia tehokkuuden ja sisäisen valvonnan parantamiseksi. Tunnista sekä tarpeettomat että tarpeettomat vaiheet sekä vaiheet, jotka sinun pitäisi sisällyttää. Katsokaa, antavatko kirjanpitomenettelyt riittävän sisäisen valvonnan, kuten tietoturvan ja tehtävien erottamisen.
