Palkkalaskutusjärjestelmä on prosessi, jonka kautta käsittelet palkanlaskentaasi. Et voi käsitellä palkanlaskentaasi ilman palkkahallintojärjestelmää. Kolme palkkaluokkajärjestelmää ovat manuaaliset, sisäiset tietokoneistetut ja ulkoiset (ulkoistetut). Manuaalinen järjestelmä edellyttää, että käsittelet palkanlaskennan käsin; talon sisäisessä tietokoneistossa käytetään palkkahallinto-ohjelmia palkanlaskennan käsittelemiseksi; ulkoinen järjestelmä tarkoittaa, että ulkoistat palkkasumman palveluntarjoajalle. Palkkalaskutusjärjestelmän vuokaavio näyttää palkanlaskennan käsittelyjärjestyksen. Se tehostaa palkkahallintaa ja auttaa sinua pysymään tiellä.
Suunnittele vuokaavio toimistopakettiohjelmalla - tämä on paras reitti ammattimaisesti. Voit kuitenkin piirtää kaavion käsin. Luo laatikot ja nuolet, jotka osoittavat palkanlaskennan prosessin virtauksen, kuten sen, missä se alkaa ja päättyy.
Luo manuaalisen palkanlaskentajärjestelmän vuokaavio. Kaavion pitäisi näyttää kaikki manuaaliset tehtävät, jotka liittyvät palkanlaskennan käsittelyyn tämän järjestelmän kautta.
Esimerkki: Kerää aikakortit, tarkista vaatimustenmukaisuuden aikakortit, ota yhteyttä valvojiin puuttuvien tai kyseenalaisen aikakorttien osalta ja laskea manuaalisesti kortit. Luo sekvenssi, joka sisältää palkanlaskennan tehtävät, kuten palkkojen manuaalisen laskemisen; lakisääteiset vähennykset, kuten palkka- ja palkkamaksut; palkkiot; vapaaehtoiset vähennykset, kuten eläke- ja terveyshyödyt; ja luodaan palkkakirjoja. Tee toinen sekvenssi, jossa esitetään jälkikäsittelytehtävät, kuten luodaan ja tallennetaan manuaalisesti palkkalistarekisteri, luodaan ja postitetaan päiväkirjakirjauksia, talletetaan työntekijöiden palkka pankkiin ja jaetaan palkkakirjoja.
Tee vuokaavio sisäiseen tietokoneistettuun järjestelmään. Tämä järjestelmä poistaa manuaalisen käsittelyn. Tee vuokaavio omaan palkkaohjelmistosi vaatimuksiin.
Esimerkki: lataa ajankäytön tiedot palkkalaskentaohjelmistoon, tarkista ajankäytön tiedot ja tutki puuttuvat skannaukset, käsittele palkanlaskennan palkkaohjelmistojen avulla, tulosta esikäsittelyraportti, tarkista palkkasumma ennakkoprosessin raportin avulla, tee tarvittavat muutokset, luo ja lähetä talletustiedosto pankille, tallettaa työntekijöiden varat ja palkanmaksut pankkiin ja sulkevat palkanlaskennan. Huomattakoon, että kun suljet palkanlaskennan, se tallentaa koko palkanlaskennan tiedot järjestelmän palkka-ajaksi.
Luo ulkoisen järjestelmän vuokaavio. Kun ulkoistat palkanlaskennan, palkkasummapalveluntarjoaja edellyttää, että lähetät heille palkanmaksutiedot. Palveluntarjoaja antaa yleensä mahdollisuuden lähettää tiedot faksilla, sähköpostilla tai verkossa. Kaavion tulisi sisältää vaaditun menetelmän yksityiskohdat.
Esimerkki online-menetelmästä: tarkista ajankäytön tiedot, ajankäytön selvityksen yhteyshenkilö, työntekijöiden palkanlaskennan muutokset ja ajankäytön tiedot palveluntarjoajan järjestelmässä, tarkistetaan syötetyt tiedot toimittajan online-järjestelmän kautta, kaksinkertainen tarkistus ja toimittajalta saadut palkanlaskentatiedot, ja jakaa palkkakirjoja.
vinkkejä
-
Suunnittele vuokaavio siten, että se liittyy jokaiseen palkanlaskennan käsittelyyn. Päivitä vuokaavio, kun palkanlaskentajärjestelmässä tapahtuu muutos.
Kaavion tulisi sisältää liittovaltion ja valtion palkanmaksuvelvoitteet, kuten tuloverot ja raportointi, mukaan lukien W-2-käsittely.
