Useimpien liiketoimien aikana asiakkaiden odotetaan maksavan tavaroita ostettaessa tai palveluista. Jotkut yritykset antavat asiakkaille mahdollisuuden lähettää maksua sen jälkeen, ja muut mahdollistavat asiakkaiden maksujen suorittamisen ajan myötä. Tämä toimii suurimman osan ajasta, ja harvoilla yrityksillä on ongelmia useiden maksamattomien asiakkaiden kanssa. Kun asiakkaan maksutapahtumat ilmenevät, yritysten on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet maksun saamiseksi. Yksi ensimmäisistä vaiheista on usein kirje, jossa vaaditaan maksua.
Laita nimi tai yrityksen nimi, osoite, yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite, sekä päivämäärä sivun oikeassa yläkulmassa. Voit käyttää yrityksen yläosassa sijaitsevia yrityskirjeitä tietojen kirjoittamisen sijasta, mutta päivämäärän täytyy silti sisältää oikealla puolella.
Aseta asiakkaan nimi, osoite ja tilinumerot tarvittaessa kuusi riviä sivun yläreunasta vasemmalle puolelle.
Anna summa, jonka asiakas velkaa ensimmäisessä kohdassa. Aloita kirje lähettämällä sellainen ilmoitus, että "Tässä kirjeessä pyydetään maksua (tyhjä)." Kerro asiakkaalle päivämäärä, jolloin hänen oli tarkoitus lähettää maksua.
Kerro asiakkaalle päivämäärä, johon mennessä hänen on lähetettävä sinulle maksu. Ilmoita, jos haluat hyväksyä pienemmän maksun tai laatia maksusuunnitelman.
Kerro asiakkaalle seuraamuksista, jotka aiheutuvat maksamatta jättämisestä toisessa kohdassa. Tähän sisältyvät maksut, koronkorotukset, oikeusjuttuja tai tilien lähettäminen perintätoimistolle.
Kiitos asiakkaalle hänen liiketoiminnastaan ja siitä, että hän kiinnitti ajoissa huomiota viimeiseen kohtaan. Pyydä häntä ottamaan sinuun yhteyttä. Kirjoita koko nimi ja työnimike sivun alareunaan. Laita allekirjoituksesi kirjoittamasi nimen yläpuolelle.
