Jokaista organisaatiota varten rakennuksen omistautuminen on vuosien työn ja suunnittelun huipentuma. On mahdollista suunnitella monta tapaa. Nauti aikaa, joka on luovasti päättänyt, mitkä komponentit sopivat tapahtumaan. Aikaanko leikata nauhaa? Entä lounas? Haluatko sisällyttää uskonnollisen osan? Monet näistä ajatuksista saattavat olla riippuvaisia budjetistasi, mutta kannattaa tutkia. Kun sinulla on joitakin ohjeita, aloita suunnitteluprosessi.
Aseta päivämäärä useita kuukausia etukäteen. Koordinoi rakennusurakoitsijan kanssa odotetulla valmistumispäivällä. Tarkista paikalliset rakennusmääräykset - saatat tarvita todistuksen käyttöasteesta ennen kuin voit laillisesti järjestää tapahtuman uudessa rakennuksessa. Jos suunnittelet yhteisön laajuista juhlaa, tarkista muiden ryhmien tai laitosten kalenterit, jotta et varaa ylimääräisiä lähtöpäiviä.
Valmistele vierasluettelo useita kuukausia etukäteen. Ilmoita kutsutut VIP-jäsenet päivämäärästä ja kerro heille, että pidät pysäköintipaikkoja ja erityisiä istuimia. Arvioi osallistuvien asiakkaiden lukumäärä: Katsokaa tarkkaan luettelossasi ja todennäköisyydessä, että ihmiset osallistuvat. Tyypillisesti mitä suurempi vierasluettelo on, sitä pienempi on läsnäoloprosentti. 500 tai useamman hengen listalle 25 prosentin osallistuminen on lähtöarvio. Pitopalvelut ovat tietoisia resursseja arvioidakseen osallistuvien vieraiden määrän.
Pyydä useita kuukausia etukäteen kutsumaan papiston jäseniä ja muita puhujia, joita toivotte osallistuvan palveluun.
Lähetä "tallenna päivämäärä" -ilmoitukset postitse koko vierasluetteloon enintään kaksi kuukautta etukäteen.
Varaa ja tapaa ruokailijaa mahdollisimman pian. Tee päätöksiä avaruussuunnittelusta, valikosta, laitteiden tarpeista, pysäköinnistä, kukka-asetuksista ja huoltohenkilöstöstä.
Varaa laitteiden vuokraus ja palvelut. Aloita jokaiselle suunnittelukokous useita kuukausia etukäteen. Näitä voivat olla laitteet (tuolit, pöydät, liinavaatteet, näyttämö, äänijärjestelmä ja korokepohja), autotalli, kukkakaupat, muusikot, tulostin ja valokuvaaja. Aloita työskentely minkä tahansa median kanssa, joka voi kattaa tapahtuman.
Sähköpostikutsut kolme viikkoa ennen tapahtumaa. Käden osoite, jos se on mahdollista.
Vahvista palveluntarjoajien kanssa kaksi viikkoa etukäteen ja tarkista kaikki tiedot. Tee tapahtumien yksityiskohtainen aikataulu tapahtumapäiväksi ja jaa palveluntarjoajille. Sisällytä yhteystietoja matkapuhelinnumeroihin. Ohjelmien tai palvelumääräysten pitäisi mennä tulostimeen kaksi viikkoa ennen tapahtumaa.
Tapahtumaa edeltävänä päivänä varaa pysäköintialue VIP-henkilöille, papistoille ja catering-yrityksille, joilla on liikennekartiot ja varatut pysäköintimerkit. Nosta ohjelma / huoltotila tulostimesta. Vastaanota vuokra-kohteita ja aloita asennus. Ota yhteyttä median jäseniin ja varaa tarvittaessa pysäköintipaikka.
Tapahtumahetkellä työskentele suunnitelma ja riippuu ammattilaisista, jotka olet palkannut töihin.
vinkkejä
-
Suunnittele omistautuminen kunnianhimoa varten. Esimerkiksi opiskelijat voisivat pelata merkityksellisiä rooleja uuden koulurakennuksen omistautumisessa, tai vieraita voitaisiin kutsua heittämään luonnonkasvi siemeniä julkisen puutarhakeskuksen omistautumiseen. Jos rahaa uuteen rakennukseen lahjoitettiin, aiot järjestää yksityisen "huijata" puolueen lahjoittajille yönä ennen omistautumista.
