Jotkut pitävät kiitollisena tehtävänä sitä, että kokouspaikalle annetaan tehtäväksi kokous.Tehokkaiden kokouspöytäkirjojen taiteen hallitseminen ei kuitenkaan ole vain se, että osallistujat ymmärtävät asioita, keskustelevat ja suostuvat toimiin, mutta voivat myös auttaa muita, jotka eivät olleet pöydässä päätöksenteossaan. Älä aliarvioi oppimisen voiman ja tehokkuuden hallintaa.
Tarvittavat kohteet
-
Kokouksen esityslista
-
Luettelo osallistujista
-
Kynä tai lyijykynä
-
Muistio tai kannettava tietokone
-
Äänitallennuslaite (valinnainen)
Aloita kokouksen pöytäkirjat ylhäältä kirjoittamalla kokouksen nimi, sijainti, päivämäärä ja kellonaika, jolloin se pidettiin.
Luettele kutsutut osallistujat, jotka ovat läsnä heidän nimensä, nimensä ja osastonsa mukaan, sekä kutsutut, mutta eivät läsnä olevat. Luettele myös kutsutut vieraat puhujat tai esittelijät.
Luo osio jokaiselle esityslistan kohdalle ja tee muistiinpanoja, kun keskustelu liittyy tähän aiheeseen. Kirjoita tärkeimmät keskustelut ja yritä tarvittaessa ilmoittaa henkilön nimi, joka on liitetty mihin tahansa avainpisteeseen.
Kun olet keskustellut aiheesta, kirjoita kaikki sovitut seuraavat vaiheet tai päätökset, jotka on tehty kyseisen asialistan ympärillä, ja sisällyttää suositellut toimet, kuka, eräpäivä, vastuussa olevat henkilöt tai osasto täytäntöönpanosta jne. Tämä on minuutin tärkein osa prosessiin, koska kaikki kokouksen toimintasuunnitelmat perustuvat tähän osaan.
Jos sinulla on ongelmia tai keskustelupisteitä, jotka on esitetty mutta joita ei ole ratkaistu, lisää ne minuuttisivujen erilliseen osaan, jonka otsikkona on "Ratkaisemattomat ongelmat". Kokouksen osanottajat voivat tarkastella näitä myöhemmin ja kokouksen isäntä voi sitten päättää, miten käsitellä parhaiten näiden kohteiden ratkaisua.
Kirjoita pöytäkirjan loppuun mennessä sovittu seuraava kokouspäivämäärä, -aika ja -paikka sekä kaikki muut tiedot, jotka ovat välttämättömiä, jotta osallistujat voivat tietää seuraavaa istuntoa varten.
Varmista lopuksi, että kaikki kutsutut osallistujat ovat läsnä tai eivät saa jäljennöstä minuuteista. On hyvä nyrkkisääntö kokeilla jaella minuutteja 24–48 tunnin kuluessa kokouksesta. Näin jos jokin on epätarkka tai joku on väärin kirjoitettu, se voidaan korjata, kun se on tuore jokaisen osanottajan mielessä.
vinkkejä
-
On tärkeää, että sinulla on tarkka luettelo läsnä olevista henkilöistä, koska myöhemmin voi olla tärkeää tietää, kuka oli läsnä ja osallistunut tärkeimpien päätösten tekemiseen kokouksessa. Muista aina kirjoittaa sekä nimesi että päivämääränne, jolloin olet ottanut pöytäkirjan tiedoston mukana nimen polku, josta minuutit löytyvät, jos ne on tallennettu elektronisesti tietokoneeseen.
Varoitus
On hyvä ottaa lyhytnimeä, mutta yritä olla parafraasi tai välittämättä omia sanoja, kommentteja tai mielipiteitä siitä, mitä luulet jonkun sanovan, tuntevan tai ajattelevan - kirjoita minuutit, kun henkilö ilmoitti sen.
