Tehokkaan toimiston ylläpitämiseksi työntekijöiden on pystyttävä helposti löytämään tarvittavat toimitukset yrityksen toimituskaappiin. Yrityksen toimistotarvikkeiden järjestäminen saattaa tuntua loputtomalta ja pelottavalta, mutta sen ei tarvitse olla. Aloita yksityiskohtainen suunnitelma, joka koskee kaikkia tarvikkeita ja asianmukaista sijoittelua kullekin. Tämä ei ainoastaan tee kaapin järjestämistä paljon nopeammin, vaan se mahdollistaa myös toimitusjohtajan helposti määrittelemään, mitkä tarvikkeet olisi tilattava.
Tarvittavat kohteet
-
Toimistotarvikekaappi
-
Paperi
-
Kirjoittaminen
-
Muoviset säiliöt ja muut organisaatiotyökalut
Poista kaikki tarvikkeet kaapista ja aseta ne ympärillesi. Kun näet kaiken sisällön, voit nähdä, mitä esineitä säilytetään kaappiin, ja sen pitäisi helpottaa kaapin järjestämistä. Kun vedät tarvikkeita ulos kaapista, mieti, kuinka usein tuotetta käytetään. Jos sitä käytetään harvoin, harkitse sen sijoittamista toiseen alueeseen, varsinkin jos syöttökaapin tila on rajoitettu.
Luokittele kohteet siten, että ne asetetaan takaisin kaappiin helpommin. Lyijykynät, kynät, merkit, korostimet ja muut kirjoitusastiat tulee sijoittaa yhteen. Muita pöytätarvikkeita, kuten työntötappeja, sidontaleikkeitä ja paperiliittimiä, tulee säilyttää yhdessä. Kopioi ja tulostuspaperi, esityskansiot, kuvapaperi, tiedostokansiot ja kirjelomakkeet tulisi sijoittaa yhdessä.
Piirrä kaappiin suunnitelma. Tämä auttaa sinua määrittämään, kuinka paljon tilaa sinun on työskenneltävä. Kaapin asettelun perusteella määritetään, mitkä tarvikkeet sijoitetaan jokaiselle hyllylle. Jos kyseessä on vaurio, kuten hylly rikkoutuu, aseta raskaampia esineitä alemmille hyllyille. Kolmen renkaan sideaineet ja muut suuret tuotteet on helppo päästä käsiksi, mutta usein useammin tarvitsemien kohteiden, kuten niittien ja liimapalojen, avulla.
Kerää organisaatiotyökalut, kuten muoviset säilytysastiat, kerätä samanlaisia kohteita yhdessä. Pieni muovinen laatikko, jossa on laatikot, pitää pienet esineet, jotka muistuttavat paperiliittimiä. Tämä ei ainoastaan vähäisempien kohteiden löytämistä vaikeammaksi, vaan se myös estää ohuita laatikoita putoamasta auki ja tyhjentämällä sisältöä, jos ne pudotetaan. Käytä suurempia muovisia säiliöitä teknisten laitteiden, kuten näppäimistöjen ja ylijännitesuojainten, pitämiseen.
Aseta esineet takaisin kaappiin asettelun perusteella.
Luo toimitusluettelo aiemmin valittujen luokkien perusteella. Esimerkiksi pöydän tarvikkeisiin kuuluva luokka voi sisältää teippiä, niittejä, työntötappeja ja kuminauhoja. Nauhoita luettelo syöttökaapin oveen ja päivitä kunkin kohteen määrä, kun ne otetaan kaapista.
vinkkejä
-
Älä säilytä koko paperiraahaa toimistotarvikekaappiin, jos tila on rajoitettu. Säilytä sen sijaan paperilaatikot käyttämättömään toimistoon tai suurempaan kaappiin ja säilytä vain muutamia pakkauspapereita kaapissa.
