Vahinkoja sattuu. Joskus tulokset ovat vähäisiä; Joillakin onnettomuuksilla, kuten junan tai lentokoneen hylkyillä, kemikaalien roiskeilla tai muilla aineilla tai räjähdyksillä, voi olla voimakkaita seurauksia. Tällaisen vakavan vaaratilanteen jälkeen yleisöllä on oikeus tietää, mitä tapahtui ja mitä tapahtuu tapahtuvan korjaamiseksi. Yhtiön PR-osasto voi toimittaa tiedotusvälineille alustavan selvityksen, jossa esitetään tapahtuman perustiedot ja annetaan ihmisille tietää, että käsittelet tilannetta. Lausuma on kirjoitettava huolellisesti selkeällä ja tiivis kielellä.
Nimetään henkilö, joka laatii ja / tai toimittaa tilailmoituksen tiedotusvälineille. Tyypillisesti yritykset työllistävät suhdetoiminnan henkilöstöä käsittelemään näitä asioita. Ymmärrä kuitenkin, että tiedotusvälineiden on ehkä kuultava yrityksen todellisista päätöksentekijöistä, kuten omistajasta tai toimitusjohtajasta.
Aloita omistusilmoitus ilmaisemalla huolesi uhreista ja empatiasta tilanteeseen.
Ilmoita tapahtuman perustiedot. SAE Communicationsin mukaan omassa tilastollisessa lausunnossanne on vastattava tapahtuneiden peruskysymyksiin, jotka olivat mukana, milloin se tapahtui, missä se tapahtui ja miksi se tapahtui. Älä kiiltä tai ohita mitään näistä kohdista. Jos tietoja ei ole valmis jakamaan, voit yleensä selittää sen syyn; haluat esimerkiksi ilmoittaa uhrien perheille ennen niiden nimien luovuttamista. Samoin voit kieltäytyä keskustelemasta tapauksen syystä yksityiskohtaisesti, kunnes tutkimuksen tulokset ovat valmiit.
Useimmissa vakavassa onnettomuudessa tai vaaratilanteessa yritykset eivät toimi yksinään, vaan tekevät yhteistyötä ensihoitajien ja muiden järjestöjen kanssa, jotka yleensä liittyvät hallitukseen. Mainittujen virastojen mainitseminen ja osallistumisen tyyppi ovat tärkeitä uutisia, ja myös auttavat lievittämään pelkoja yleensä - useimmat ihmiset rauhoittuvat tietäen, että hätätilatoimistot ovat mukana hätätilanteissa.
Anna aikataulu, kun haluat käsitellä mediaa uudelleen ja miten media voi ottaa yhteyttä organisaatioon saadakseen lisätietoja. Selitä, jos ja milloin yhtiön johtaja, kuten toimitusjohtaja, on käytettävissä kysymyksiin ja huolenaiheisiin.
Varoitus
Älä spekuloi tai viihdytä spekulaatiota siitä, mitä et tiedä, ja älä määritä syyttä. Syksyllä 2014 ebola-infektoitunut potilas vapautettiin väärin Dallas-sairaalasta. Varhaisissa lausunnoissaan sairaala syytti hoitajiaan vapauttamisesta; kun kaksi potilaan hoitoon osallistuvaa sairaanhoitajaa tarttuivat itse, sairaala ehdotti, että he rikkovat pöytäkirjaa. Sairaala vetäytyi syytöksistä lisätietojen perusteella, mikä viittaa siihen, että sairaanhoitajat eivät olleet tehneet mitään väärää, ja että lääketieteellinen henkilökunta oli itse asiassa vastuussa virheistä, mutta sen maine oli tuolloin pahasti tuhoutunut.
