Menestyksekäs liiketoimintakokous ei koske ainoastaan kokouksen sisältöä ja jäseniä vaan myös huonekalujen järjestämistä. Halutessasi järjestää tehokkaasti tilaa kokoukselle, sinun kannattaa harkita kokouksen toimintaa ja luoda sopiva ilmapiiri ja työtila tuottavuutta varten. Jos huone on hyvin järjestetty kokouksessasi, yhteistyökumppanit voivat työskennellä ja toimia häiriöttömästi tai häiritsemättä, jotta koko ajan olisi käytettävissä.
Tarvittavat kohteet
-
taulukot
-
tuolit
-
Esitystarvikkeet
-
Zip-siteet
-
Ilmastointiteippi
-
lamput
-
Sivupöydät tarpeen mukaan
-
Ruoka ja juoma
Harkitse huoneen toimintaa ja aseta taulukot vastaavasti. Keskustelutyylisessä kokouksessa tulisi käyttää pyöreän pöydän tyyliä järjestämällä pöydät ympyrään tai puolipyöreään, jotta jokainen osallistuja voi nähdä kaikki muut. Esitysten avulla voidaan käyttää yhtä suurta suorakulmioista muodostettua kokoushuonetta tai sijoittaa pienemmät taulukot riveihin, joissa jokainen osallistuja on suunnattu samaan suuntaan.
Järjestä istumapöydät pöydän ympärille pöydän asettelun mukaan käyttämällä mukavia tuoleja, jotka sopivat kokouksen pituudelle. Kovia muovituoleja saa käyttää vain lyhyitä (tunteja tai vähemmän) kokouksia varten, jotta työntekijät olisivat keskittyneet ja mukavat. Aseta kaksi tai kolme ylimääräistä tuolia huoneen puolelle, jos vieraita on enemmän kuin odotettiin tai tuolin taukoja.
Aseta kaikki esineet, kuten podiumit, flip charts, projektorinäytöt tai esittelyjulisteet selvästi näkyvälle alueelle huoneen eteen, jotta jokainen osallistuja voi nähdä sen helposti. Jos käytät monisteita tai kansioita, aseta ne jokaiselle pöydän tuolille tai aseta ne sivuun, jotta voit jakaa myöhemmin kokouksessa. Älä salli näiden kohteiden sekoittamista työtilaan tai tehdä liikkumisesta huoneessa vaikeaa, kuten pinoamalla ne lattialle.
Sammuta soittoääni kaikissa huoneissa olevissa puhelimissa häiriöiden välttämiseksi. älä kuitenkaan irrota puhelinta, jotta voit soittaa lähteviä puheluja hätätilanteessa. Jos kokoukseen käytetään tietokoneita, niputtakaa kaikki vetoketjuiset kaapelit, jotta ne eivät tartu jalkojen ja nauhojen väliin lattialle, jotka kulkevat kulkutietä pitkin.
Lisää valaistusta ylimääräiseen valaistukseen huoneeseen pehmentääkseen ilmapiiriä ja tekemällä pidempiä kokouksia vähemmän visuaalisesti. Aseta sivupöydissä olevat valaisimet, joissa ne eivät ole tiellä tai estävät näkymiä, mutta välttää kynttilöitä, jotka voivat säteillä pehmeää valoa ja tuoksua, mutta jotka voivat aiheuttaa vaaraa.
Luo pieni ruokapalvelualue huoneen nurkkaan tai oven vieressä olevaan seinään, jotta voit toimittaa pullotettua vettä, virvoitusjuomia, kahvia tai välipaloja, kuten evästeitä, brownisia tai hedelmä- ja lihapaloja. Jos käytät ruokaa pitkiä kokouksia varten, vältä sokeria sisältäviä elintarvikkeita ja varmista, että palvelualueen läheisyydessä on roskakori, jotta pöytä pysyy kirkkaana ja siistinä, kun ateria-aika on ohi.
vinkkejä
-
Jos sinulla on mahdollisuus valita kokoushuone, yritä löytää hiljainen huone pois ylimääräisestä melusta ja häiriötekijöistä asettamalla kokoustila kätevästi samassa kerroksessa sijaitseviin kylpyhuoneisiin.
Jos mahdollista, säädä huoneen termostaatti mukavaan asentoon, jotta ne, jotka osallistuvat, eivät ole liian kuumia tai kylmiä, mikä aiheuttaa epämukavuutta ja häiriötä, jos he eivät pysty keskittymään tehtävään.
