Yritysten on pidettävä kirjaa hankinnoista, menoista, rahoista ja muista kirjanpitotekijöistä. Perinteisesti yritykset seurasivat kirjanpitotietoja käsin, mikä voi olla aikaa vievää ja kallista. Kun yritykset käyttävät yhä enemmän tietokoneistettuja laskentajärjestelmiä, saatat alkaa miettiä, onko tämä yrityksellesi oikea taloudellinen päätös. Opi tietokoneistetun kirjanpidon edut ja haitat sen määrittämiseksi, voiko se auttaa yritystäsi kasvamaan.
tarkkuus
Tietokoneistettu kirjanpito vähentää inhimillisten virheiden marginaalia, luo vähemmän virheitä ja lisää tarkkuutta yrityksen talouden seurannassa. Koska tietokoneet suorittavat peruskirjanpitotoimintoja, on vähemmän mahdollisuuksia, että yksinkertaiset inhimilliset virheet johtavat vakaviin tilinpäätösongelmiin. Tarkkuus on yksi tietokonepohjaisen kirjanpidon tärkeimmistä eduista, koska yritysten on luotettava oikeaan laskentaan perustellun liiketoiminnan päätöksentekoon.
Pääsy
Lisääntynyt pääsy on toinen tietokoneeseen liittyvä kirjanpito.Tarkka ja seurattava tietue lisää uskottavuutta ulkopuolisten sijoittajien ja liikekumppaneiden kanssa; yritykset voivat jakaa turvallisesti ja tehokkaasti valitut tietueet asianomaisten osapuolten kanssa jakamalla linkin, salasanan tai sähköisen tiedoston. Useiden yritysosastojen tietoja voidaan helposti jakaa avoimuuden lisäämiseksi ja tietojen saatavuuden lisäämiseksi päätöksenteon aikana. Useampi kuin yksi henkilö voi tarkastella ja käsitellä tietokoneistettuja kirjanpitotietoja ilman, että riskejä liittyy arkaluonteisten taloudellisten asiakirjojen useiden kopioiden tekemiseen.
vastuullisuutta
Toinen tietokoneistetun kirjanpidon ammattilainen on vastuullisuuden lisääminen. Kun kirjanpitotiedostot tallennetaan ja varmuuskopioidaan sähköisesti ulkoiselle kiintolevylle tai tietokoneeseen, joka ei ole paikan päällä, on vähemmän vaaraa, että tietueet tuhoutuvat tai häviävät tulipalossa, tulva-vahinkoissa tai puhdistusvimmauksessa. Hyvin hoidetut, tarkat liiketoimintatiedot voivat säästää aikaa ja rahaa tilintarkastusten aikana, koska tietojen pitäisi olla helposti saatavilla.
rajat
Tietokoneistetulla kirjanpidolla on kuitenkin rajoitukset. Tietokonepohjaiseen kirjanpitoon liittyvä yhteydenpito on se, että vaikka ohjelmat saattavat olla valmiita suorittamaan hienostuneita arvioita taloudellisista tietueista, tarvitset silti yrityskeskeisen ihmisen, joka ymmärtää ohjelmiston ja sen ominaisuudet riittävän valtuuttamaan raportit. Tarkkuus on edelleen ongelma, kun ihmisten on vielä syötettävä tietoja vaadittuihin kenttiin. Väärinkäytetyt pilkku- tai desimaalipisteet voivat johtaa vakaviin kirjanpitovirheisiin, vaikka virheitä vangitaan.
Raha
Toinen tietokoneistettuun kirjanpitoon liittyvä yhteys on kalliita hankkia riittävästi tietokoneita ja kirjanpito-ohjelmia. Rahat, jotka on säästetty maksamalla työntekijöiltä pitkiä tunteja käsin kirjautumistietojen kirjaamiseen, voidaan helposti hukata verrattuna korkeasti koulutettujen kirjanpitäjien kustannuksiin, jotka tuntevat ohjelmiston. Ohjelmistoyritykset tulevat säännöllisesti uusiin, päivitettyihin kirjanpitojärjestelmiin, jotka voivat olla kalliita, mutta joita pidetään välttämättöminä järjestelmän puutteiden tai vanhempien versioiden hakkerin saatavuuden vuoksi.
