Jokaisella yhtiöllä on erilaisia sääntöjä kokouksista. Jotkut seuraavat epävirallista prosessia, kun taas toiset vaativat muodollisempaa rakennetta. Johtajana tai yrityksen omistajana on tärkeää tietää, miten sekä muodollisia että epävirallisia kokouksia voidaan järjestää ja päättää. Tämä parantaa viestintää ja johtaa tuottavampaan lopputulokseen.
Mitä tarkoittaa kokouksen keskeyttäminen?
Termi "lykkääminen" tulee latinankielisistä sanoista Ilmoitus (ja) ja Diurnus (päivittäin). Vaikka monet käyttävät termiä vaihdettavasti kutsumalla kokouksen lopettamiseen, "lykkääminen" tarkoittaa itse asiassa kokouksen tai esityslistan siirtämistä toiseen päivään. Esimerkiksi yhtiön hallituksen jäsenet voivat lykätä kokousta, kun ei yksinkertaisesti ole mahdollista keskustella käsiteltävistä asioista, koska keskeiset tiedot puuttuvat. Lykkääminen tarkoittaa sitä, että kokousta jatketaan myöhemmin, kun jokainen on valmis keskustelemaan asiasta. Se ei ole sama kuin kokouksen päättäminen tai päättäminen, kun kaikki ongelmat on ratkaistu.
Mitkä ovat työjärjestyksen kokoukset?
Jotkin organisaatiot, erityisesti tuomioistuimet, yliopistot, valtion virastot ja suuret järjestöt noudattavat virallisten kokousten toteuttamista koskevia sääntöjä. Esimerkiksi Robertin sääntöjen mukaan, jotka on muutettu uudelleen, kuka tahansa voi siirtää kokouksen lykkäämistä tietyissä olosuhteissa, esimerkiksi:
- Jos päätös ei ole päätösvaltainen
- Kuten organisaation ohjesäännöissä säädetään
- Kun hallituksen jäsenet pääsevät esityslistalle
- Hätätilanteessa tai välittömässä vaarassa, kuten rakennuksessa sammuvat palohälytykset.
Vaikka pienemmät yritykset eivät todennäköisesti noudata Robertin sääntöjä, ne tarjoavat yksinkertaisen kehyksen "virallisesti" kokouksen lykkäämiselle.
Kokouksen keskeyttämismenettelyt
Kokous voidaan keskeyttää joko alussa tai missä tahansa vaiheessa. Jos olet puheenjohtaja, tee suunnitelma sen varmistamiseksi, että kaikki menee sujuvasti. Kun olet keskustellut esityslistasta, tarkista, haluaako joku tehdä esityksen kokouksen lykkäämisestä. Pyydä yhtä sanomalla "Kuulenko liikkeelle lykkäämisen?" Lykkäämistä koskevassa ehdotuksessa olisi määriteltävä selkeästi seuraavan kokouksen aika ja päivämäärä sekä kiireelliset asiat, jotka edellyttävät erityisistuntoa ennen seuraavaa yhtiökokousta. Robertin sääntöjen mukaan liike on lähetettävä ja sitä ei voida muuttaa tai keskustella.
Kokous voidaan lykätä ilman esitystä, jos päätösvaltaisuus ei ole läsnä tai hätätilanteessa. Jos tämä päivä on yleinen vapaapäivä, kokous voidaan keskeyttää seuraavaan työpäivään samaan aikaan ja samaan aikaan. Lykätty kokous noudattaa samaa järjestystä kuin alkuperäinen kokous. Puheenjohtaja voi keskusteluissa käsitellä seuraavan kokouksen päivää ja aikaa. Hän voi myös antaa yhteystietoja, kiittää osallistujia ja tehdä viime hetken muistutuksia. Jos lykkäys on vähintään 90 päivää, jokaiselle osallistujalle ilmoitetaan päivämäärä ja paikka.
Vähemmän virallisen kokouksen lykkääminen
Kaikki kokoukset eivät ole muodollisia; siksi kaikki kokoukset eivät edellytä lykkäämistä. Myyntikokoukset ovat hyvä esimerkki.Ne ovat varmasti tärkeitä, ja kaikkien myynnin edustajien odotetaan osallistuvan. Myyntikokousten tarkoituksena on kuitenkin, että myyntipäällikkö välittää tietoja työntekijöille, ehkä ne tarjoavat vinkkejä ja rohkaisuja, tai muistuttamaan niitä, jotka eivät ole saavuttaneet tavoitteita tai jotka eivät pysty kääntämään vaadittua paperityötä. Kokouksen aikana ei kuitenkaan äänestetä, koska myyntipäällikön mielipide on se, mikä on tärkeää. Kun kokous on järjestetty, jossa yksi henkilö on vastuussa, olisi typerää pyytää liikkeelle lykkäämistä. Myyntipäällikkö voi kysyä, onko kysyttävää, ja vastaamalla niihin yksinkertaisesti, "Tämä on kaikki mitä halusin kattaa tänään. Ota joitakin näistä uusista esitteistä lähtemällä ja käytä niitä selittämään tämän suuren tuotteen uskomattomia etuja!"
Toinen esimerkki on kokoukset, joissa johtajat kokoontuvat keskustelemaan ongelmista ja ratkaisuista. Johtajilla ei ole aikaa viralliseen kokoukseen liikkeiden ja sekuntien kanssa, eivätkä he tarvitse sitä. He tietävät, mitä kokouksessa on kyse, joten mitään esityslistaa ei tarvita. Kukaan ei ota minuutteja. He jatkavat keskustelua näistä asioista seuraavassa kokouksessa, joten teknisesti he voisivat keskeyttää kokouksen. Kokouksen muodollinen päättyminen olisi hankala ja sopimaton. Mahdollisuudet ovat, kokous olisi suunniteltu rajalliseksi ajaksi, kuten 30 tai 60 minuuttia. Kun aika on päättynyt, joku sanoo: "Valitse tämä keskustelu ensi kuussa" kun taas toiset ajavat ulos ovesta palatakseen töihin.
