Vaikka kaikissa kokouksissa ei tarvitse noudattaa tiukasti "Robertin työjärjestystä", ne on suunniteltava etukäteen ja pidettävä kiinni asialistasta. Yksi pahimmista asioista, joita voi tapahtua kokouksessa, on se, että johtaja menettää osallistujansa hallinnan ja keskustelut käyvät useissa suunnissa. Tällaisissa tapauksissa on tehty vähän tai ei mitään, ja kokous päättyy täydelliseen ajanhukkaan ja merkkiin kääntäjää vastaan.
Tarvittavat kohteet
-
esityslista
-
Paperit
-
kyniä
-
Audiovisuaaliset materiaalit ja laitteet
Suunnittele erityinen esityslista, vaikka vain yksi kohta käsiteltäisiin. Anna varoitusta kaikille, jotka antavat raportin. Esityslista selittää kaikille, miksi kokousta pidetään ja lopullinen tarkoitus. Esityslistalla olisi oltava myös aikaraja, joten ne, jotka osallistuvat, osaavat suunnitella lopun päivänsä.
Tarjoa hoitajille kopio asiakirjoista, joista keskustellaan useita päiviä ennen kokousta. Pyydä heitä olemaan valmiita puhumaan mietinnöstä ja tulemaan mukaan niiden ajatuksiin ja kommentteihin. Et halua kenenkään lukevan paperia, kun taas toiset keskustelevat siitä.
Laajenna arvostusta kaikille henkilöille, jotka osallistuvat kokoukseen. Yritä saada jokaisen läsnä olevan henkilön panos ja kiittää kutakin hänen osallistumistaan henkilökohtaisella kommentilla.
Lähetä jokaiselle osallistujille seurantatieto, jossa on kokouksen tärkeimmät kohdat. Jos kyseessä on virallinen tapaaminen muistiinpanojen kanssa, jokaisen henkilön olisi tarkistettava ne ennen seuraavan ryhmän tapaamista.
vinkkejä
-
Älä anna henkilön tulla myöhään jokaiseen kokoukseen. Kun olet myöhässä kerran tai kahdesti, on oikein, mutta joka kerta osoittaa täydellistä epäkunnioitusta.
Varoitus
Jos näyttää siltä, että kokous kestää yli kymmenen minuuttia sen jälkeen, kun se on merkitty esityslistalle, äänestäkää, jatketaanko tai tapaatko uudelleen.
