Sisäiset valvontatoimenpiteet tarjoavat valvonta- ja tasapainojärjestelmän, joka estää tahallisia tai tahattomia tietojen syöttövirheitä, petoksia ja varkauksia. Vahvan sisäisen valvonnan järjestelmällä on varmistettava, että yksikään yksittäinen työntekijä tai työntekijäryhmä ei säilytä liikaa valvontaa tai vaikutusta rahavirtoihin, taloudellisiin tietoihin, varastoihin ja muihin liiketoimintavaroihin. Tehtävien erottaminen niin paljon kuin mahdollista on yksi parhaista tavoista suojata yrityksesi.
Erilliset yhteensopimattomat tehtävät
Tehtävien täydellinen erottaminen erottaa yhteensopimattomat toiminnot - tehtävät tai toiminnot, jotka tarjoavat yhden tai useamman työntekijän mahdollisuuden virheiden, petosten tai varkauksien tekemiseen ja piilottamiseen. Sisäisten tilintarkastajien laitos tunnistaa varojen, valtuutusten ja hyväksyntöjen säilytyksen sekä tallentamisen ja raportoinnin yhteensopimattomien tehtävien kolmeen keskeiseen luokkaan. Toimielinten välisen sopimuksen mukaan työnkulun velvollisuuksien olisi estettävä, että jokaisella henkilöllä on sekä pääsy että vastuu kirjanpidollisesta taloudellisesta ja aineellisesta omaisuudesta.
Estä varkaus ja petokset
Palkkasumma ja ostot ovat kaksi aluetta, jotka vaativat tehtävien erottamista. Palkkahallinnon osastossa estä henkipalvelun työntekijöiden - jonkun, joka on kirjattu palkkahallintojärjestelmään, mutta joka ei toimi sinulle - varmistamalla, että työntekijöiden henkilökohtaisten ja taloudellisten tietojen keräämisestä ja ylläpidosta vastaava henkilö ei myöskään käsittele palkkasummaa. Suojaa luvattomilta ostoksilta tai myyjän suosiosta erottamalla tilauskanta ja valtuutukset.
Vähennä virheitä
Tehtävien erottaminen voi auttaa vähentämään tahattomia virheitä, jotka vaikuttavat riviin. Yleinen esimerkki on tiimin johtajan tai esimiehen nimeäminen, joka tarkistaa ja vertailla liiketoimia tukeviin asiakirjoihin, kuten työntekijöiden aikakorttien ja palkkalaskelman vertailuun. Aivan kuten tilauskanta ja valtuutukset velvoittavat vartijat varkauksien ja petosten varalta, erottamalla nämä tehtävät - ja vaatimalla valtuutettuja velvollisuuksia kaksinkertaistamaan kokonaismäärät - voidaan myös vähentää tietojen syöttövirheitä.
Pienyritysten näkökohdat
Pienet yritykset, joilla on vain muutama työntekijä tai joilla on tiukka vuokrausbudjetti, eivät voi aina saavuttaa täydellistä erottelua. Tässä tapauksessa lieventävät tarkastukset ovat välttämättömiä. Vaikka korvaavat tarkastukset ovat "etsivä" eikä ennaltaehkäiseviä, ne voivat silti tarjota kohtuullisen varmuuden siitä, että osasto täyttää riskinhallintatavoitteet. Esimerkiksi päivittäisten ja viikoittaisten raporttien tarkasteleminen, säännöllisesti vaihtuvat tehtävät, rahoitustapahtumien ennakkotarkastukset tai ilmoitettu fyysinen inventaario ja kahden vuoden välein suoritettavat sisäiset tarkastukset ovat kaikki hyviä etsintäkontrolleja.
