Sisäiset valvontatoimet ovat politiikkoja, joilla estetään yrityksen arvokkaiden varojen varastaminen ja vahingoittuminen. Aineelliset hyödykkeet, kuten kiinteistöt, tuotantolaitteet, varastot ja käteisvarat, voivat olla haasteita turvallisuuden säilyttämiseksi aina, mutta aineellisten hyödykkeiden hallintaan liittyvät sisäiset valvontatoimenpiteet voivat auttaa säilyttämään omaisuuttasi.
Ohjattu käyttö
Ohjaa pääsyä tärkeimpiin toiminta-alueisiin, kuten varaston varastointipaikkoihin, käteisvarastoihin ja varusteisiin, joissa on lukot tai turvatarkastuspisteet. Käytettävissä on sähköisiä järjestelmiä, joiden avulla voit rajoittaa pääsyä herkille alueille nimettyyn henkilöstöön ilman perinteisiä avaimia. Näillä järjestelmillä on mahdollisuus pitää kirjaa siitä, mihin työntekijöihin tietyillä alueilla oli tiettyjä aikoja.
Valtuuskunnan kysymykset
Siirrä toimintoja, joihin liittyy avoin pääsy varastoon, käteisvaroihin ja muihin arvoesineisiin, luotetuimmille työntekijöillesi. Montana.edun mukaan johtajien ei pitäisi sallia kenenkään allekirjoittavan johtajan nimeä, kun hän käsittelee tavarantoimittajia, jakelijoita tai asiakkaita, eikä heidän pitäisi sallia työntekijöiden yksinomaista hallintaa tai altistumista toimitus- tai rahan käsittelytoimille.
Turvallisuusongelmat
Kurinalainen huomiota yksityiskohtiin on elintärkeää aineellisten hyödykkeiden turvallisuuden kannalta. Lukitse, kiinnitä ja suojaa tilat perusteellisesti jokaisen työpäivän jälkeen ja käytä kameran valvontaa tallentaaksesi väärinkäyttäjiä tai epäilyttävää toimintaa. Tee pankkitalletuksia usein ja säilytä vain niin paljon käteistä kuin on tarpeen.
Pääsyreitit
Tallenna mahdollisuuksien mukaan herkille alueille pääsy. Siterooms.comin mukaan pääsyn tietueet ovat avain tehokkaaseen sisäiseen valvontaan. Pidä sähköinen kirjaa pääsystä rajoitetuille alueille. Vaaditaan kassaiden kirjautumaan kassakoneisiin, joilla on yksilöllinen tunnus, ja älä salli kassakoneen jakamista. Pyydä työntekijöitä merkitsemään merkkinsä pankkitalletuksiin, toimituslomakkeisiin, kassakoneisiin ja muihin valvontatiedostoihin.
Fyysiset tarkastukset
Suorita varaston, laitteiden ja pankkitilien säännölliset ja satunnaiset tarkastukset epäilyttävän toiminnan varhaiseksi ottamiseksi. Harkitse kolmannen osapuolen tilintarkastusyhteisön käyttöä, jotta varmistetaan tarkastustulosten luotettavuus.
Älä anna työntekijöiden tarkastaa omia vastuualueitaan. Älä esimerkiksi anna toimittajan, joka vastaa toimitusten vastaanottamisesta, tarkastaa raaka-ainevarastoa eikä anna työntekijälle, joka tekee pankkitalletuksia, tarkastaa pankkilaskelmat ja kassakirjarekisterit.
läpinäkyvyys
Edellä mainitut käsitteet ja tekniikat voivat auttaa vahinkojen ehkäisemisessä ja häviämisessä, mutta sisäisen valvontapolitiikan läpinäkyvyys työntekijöille, asiakkaille ja liikekumppaneille voi auttaa estämään tapahtumien syntymistä. Kerro esimerkiksi työntekijöillesi, että pääsy rajoitetuille alueille on kirjattu; anna asiakkaille tietää, että tilojasi seurataan videovalvonnan avulla; ja anna toimittajillesi tietää sisäisen tarkastuksen toimintaperiaatteet.
