Yritys sisällyttää hakemukseensa valtiosäännön mukaisen perustamisasiakirjan, yleensä sen valtion sihteerin toimistossa, jossa yritys haluaa sijoittaa. Tätä perustamisasiakirjaa kutsutaan useimmissa valtioissa yhtiöjärjestykseksi, mutta sitä kutsutaan myös perustamis- tai peruskirjaksi eräissä valtioissa, joissa on käytetty eri terminologiaa. Liiketoiminta katsotaan perustetuksi sillä hetkellä, kun valtion toimisto hyväksyy hakemuksen ja kiinnittää valtion sinetin tai leiman asiakirjaan, joka antaa valtuudet toimia valtiossa. Valtion tavaramerkki perustamisasiakirjoissa on virallinen todistus yhtiöstä, jossa ilmoitetaan tarkka päivämäärä, jolloin valtio hyväksyi hakemuksen, ja yhtiö syntyi tunnustettuna kokonaisuutena.Valtio ylläpitää arkistointitietueita ja toimittaa pyynnöstä oikeaksi todistetut jäljennökset ja todistukset vakuuttamaan yleisölle, että yhtiö on rekisteröity valtioon ja on hyvässä asemassa.
Hakemuksen vastaanottaminen
Kun yhtiö jättää yhtiöjärjestyksen valtiolle, yritys saa postitse vastaanottokuitin. Jollei liiketilaukset (ja maksavat) oikeaksi todistetun jäljennöksen artikkeleista paperityön tekohetkellä, kuitti voi olla ainoa valtio, jonka valtio on palauttanut varmistamaan, että arkistointi hyväksyttiin. Tämä hakemuslomake on säilytettävä yrityksen yritystietojen kanssa. Monissa tapauksissa alkuperäisen arkistokuitin merkitseminen yhdessä tavallisen (ei-varmennetun) jäljennöksen kanssa yhtiöjärjestyksestä on riittävä todiste perustamisesta, mikä helpottaa tarvetta maksaa todistetuista kopioista artikkeleista aina, kun yhtiö tarvitsee virallisen asiakirjan..
Kopio yhtiöjärjestyksestä
Yhtiöjärjestys on julkinen asiakirja. Kaikki valtiot ylläpitävät kuvaustietokannan arkistoista, ja useimmat valtiot tekevät tämän tietokannan saataville Internetissä. Jokainen yleisö voi tutustua tietokantaan, ja jos ominaisuus on käytettävissä, lataa jäljennös valtiolle jätetyistä yhtiöjärjestyksistä (muuten henkilö voi soittaa valtion virastoon tilaamaan kopion).
Tämä lataus sisältää valtion merkin ja kansilehden, jossa ilmoitetaan päivämäärä, jolloin yhtiö on rekisteröity, mutta se on vain kopio. Tätä versiota ja hakemuksen vastaanottamista voidaan pitää riittävänä todisteena pankkitilin avaamiselle, mutta se ei todennäköisesti riitä täyttämään lainahakemuksen due diligence -vaatimukset. Paras ratkaisu on, että yrityskirjanpidossa on vähintään yksi oikeaksi todistettu jäljennös yhtiöjärjestyksestä.
Hyväksytyn jäljennöksen pyyntö on helppo tehdä hakemuksen jättämisen yhteydessä lisämaksun maksamisen yhteydessä, ja tuloksena on hakemuksen vastaanottaminen ja kopio tuotteista, joilla on alkuperäinen leima tai korotettu sinetti. Asiakirjojen oikeaksi todistettu jäljennös voidaan hankkia milloin tahansa hakemuksen jättämisen jälkeen tekemällä kirjallinen pyyntö ja maksamalla maksu.
Sisäänkirjautumistodistus
Muutamat valtiot (kuten Missouri, New Mexico ja Georgia) myöntävät, mitä he kutsuvat "perustamisasiakirjaksi", kun liiketoimintatiedosto on yhtiöjärjestyksessä. Joissakin tapauksissa on olemassa maksu, joka arvioidaan hakemuksen jättämisen yhteydessä todistuksen tuottamiseksi. Näissä valtioissa, kun vaaditaan perustamista koskeva todistus, alkuperäinen hyväksymistodistus on ainoa hyväksyttävä todiste. Jos yrityksellä on leimattu tai oikeaksi todistettu kopio artikkeleista, mutta ei todistusta, yritys todennäköisesti kohtaa ongelmia. Yritys voi esittää valtion pyynnön päällekkäisen todistuksen maksamisesta.
Todistus hyvästä pysyvyydestä
Toinen hyväksyttävä todiste sijoittautumisesta, joka voi korvata artikkelin oikeaksi todistetun jäljennöksen, on hyväkuntoinen todistus. Tämä on valtion antama asiakirja, jolla varmistetaan, että yritys on rekisteröity valtiolle tietyn päivämäärän jälkeen ja että se on tällä hetkellä aktiivinen ja ajan tasalla kaikista vaadituista tilatiedoista. Tämä todistus on myös sinetöity. Se voidaan tilata valtiolta milloin tahansa, yleensä maksun yhteydessä.
Tehdä bisnestä
Valtio valvoo perustamista ja on ainoa yksikkö, joka voi lopullisesti todeta, milloin valtion rekisteröity yritys ja onko sillä tällä hetkellä lupa harjoittaa liiketoimintaa. Yhtiöjärjestystä ei kuitenkaan tarvitse päivittää uusimpien tietojen kanssa siitä, kuka on yhtiön hallinnassa ja onko se toiminut suunnitelmien mukaisesti. Usein, kun vaaditaan perustamista, merkitystä laajennetaan siten, että siihen sisältyy todiste omistusoikeudesta, todistus toimista, osoitteet osoituksesta tai todiste valtuutetusta allekirjoittajasta.
Joten vaikka sertifioidut artikkelit tai hyvätasoiset todistukset ovat teknisesti todisteena yrityksen perustamisesta, yritykseltä voidaan pyytää myös antamaan jäljennös ohjesäännöstään, hallituksen kokousten pöytäkirjoista, yritysratkaisusta, joka antaa viranomaiselle luvan ryhtyä tiettyyn toimenpiteeseen tai apuohjelmaan määritä osoite tai muut asiat, jotka vahvistavat sen auktoriteetin ja aikomuksen tehdä liiketoimintaa valtiossa.
