Sisäiset valvontatoimet ovat menettelyjä, joita yritykset kehittävät varojensa turvaamiseksi ja tarkkojen ja luotettavien tilinpäätösten tuottamiseksi. Kun yrityksellä ei ole vahvaa sisäistä valvontamenettelyä, petos voi tapahtua paljon helpommin. Organisaatioiden olisi suojeltava itseään mahdollisilta uhilta seuraamalla usein sisäisiä valvontajärjestelmiä ja mukauttamalla ne vahvemmiksi.
Epätarkat tilinpäätökset
Jos organisaatio havaitsee tilinpäätöksessään epätarkkuuksia, organisaation sisäisen valvonnan järjestelmässä saattaa olla ongelmia. Sisäisen valvonnan perusperiaate on tehtävien erottamisen periaate. Tämä tarkoittaa sitä, että eri työntekijät käsittelevät kirjanpidon eri osa-alueita. Jos sama henkilö käsittelee kaikki tehtävät, se on merkki heikosta sisäisestä valvontajärjestelmästä. Jos taloudellisessa raportoinnissa esiintyy epätarkkuuksia, yrityksen olisi tutkittava käyttämiäsä kirjanpitomenettelyjä.
Puuttuvat asiakirjat
Jos yritys ei löydä tiettyjä asiakirjoja, kuten laskuja tai ostotilauksia, tämä voi olla toinen merkki heikoista valvonnoista. Organisaatio kehittää asiakirjojen tallennus-, lähettämis- ja arkistointimenettelyjä. Jos asiakirja menetetään, on hyvät mahdollisuudet, että yhtiön prosesseissa on ongelmia. Jos yhdellä työntekijällä on liikaa valvontaa, hän voi manipuloida asiakirjoja pettääkseen yrityksen.
Kirjallisten menettelyjen puute
Jokaisella organisaation käyttämällä prosessilla ja toiminnalla on oltava kirjalliset menettelyt. Ilman kirjallisia menettelyjä työntekijät eivät välttämättä tunne asianmukaisia menettelyjä ja voivat suorittaa toimia väärin. Vahvalla sisäisen valvonnan järjestelmällä on kirjallisia menettelyjä ja toimintatapoja kaikelle liiketoiminnalle.
Asiakasvalitukset
Toinen merkki heikosta sisäisestä valvontajärjestelmästä on tavallista suurempi asiakasvalitusten määrä. Organisaatioiden tulisi kehittää järjestelmä, jolla varmistetaan, että asiakkaat ovat tyytyväisiä tuotteisiin ja palveluihin. Jos valituksia on paljon, johdon tulisi tutkia ongelmaa ja ymmärtää, että sen sisäisessä valvonnassa saattaa olla heikko.
tarkastuksia
Organisaatiot palkkaavat tilintarkastajia selvittämään, kuinka tarkasti kirjanpitoa pidetään. Tarkastus paljastaa ongelmallisia alueita, uhkia, riskejä ja muita mahdollisia ongelmia. Jos yritys ei palkkaa tilintarkastajaa säännöllisesti, näitä uhkia on vaikeampi havaita. Yrityksille on säännöllinen liiketoimintakäytäntö, jonka mukaan tarkastukset on suoritettu säännöllisesti.
