Luovutusraportit ovat perusväline, jota lähtevä työntekijä ilmoittaa uudesta vuokrasta menneistä töistä ja mitä on tehtävä, jotta työntekijöiden siirtyminen on sujuvaa. Tällaista raporttia voidaan käyttää useilla eri tavoilla. Se voi sisältää tietoja yksinkertaisen siirtymävaiheen muutoksesta tai pysyvästä korvaavasta työntekijästä. Kertomuksessa on oltava kaikki olennaiset tiedot, jotka sinun on tiedettävä voidaksesi varmistaa, ettei tarpeettomia ja odottamattomia ongelmia ilmene, kun olet poistunut paikasta.
Työntekijöiden luovutusraportin valmistelu
Ennen kuin aloitat luovutusviestin rakentamisen, tee luettelo kaikista tiedoista, joita tulevan työntekijän on tiedettävä. Mieti, mitä teet päivittäin, sekä asioita, joita teet viikoittain, kuukausittain tai vuosittain. Sisällytä muita tietoja kuin perusvelvollisuutesi ja tehtävänne, kuten tärkeitä yhteystietoja, protokollaa, komentoketjua, salasanoja, avaimia, tärkeitä päivämääriä, koulutusohjelmia ja muita työnkohtaisia tietoja.
Ajattele määräajat ja painopisteet
Kun tuntuu, että luettelosi on valmis, aloita luettelon rikkominen painopisteiden, taajuuden, tietotyypin ja järjestyksen mukaan. Luettelo nykyisistä projekteista, niiden alkamispäivistä tai -ajoista, siitä, miten ne tulisi edetä, ja niiden odotettu päättymispäivä tai -aika. Tulevan työntekijän on tiedettävä, mitkä tehtävät heidän on priorisoitava luovutuksen jälkeen.
Aloita tärkeimmistä tavoitteista
Aloita kirjoittamalla yhteenveto sijainnin tavoitteista - sinun ja yrityksenne - niin, että korvaavanne tietää, mistä heidän pitäisi aloittaa. Seuraava riippuu raportin tarkoituksesta. Esimerkiksi vaihtomuutoksen luovuttamisraportin aluksi aloitat siirtymällä aloitetun ja seuraavaksi tehtävän. Huomaa myös, että suoritetut tehtävät on tehty, joten saapuva siirto ei kopioi sitä, mitä teit. Kirjoita uusi, pysyvä työntekijä luettelo sekä lyhyen että pitkän aikavälin hankkeista, joita parhaillaan työskentelet, sekä merkittävistä hankkeista, jotka olet suorittanut aiemmin. Sisällytä kaikki päivämäärät ja määräajat, jotka uuden henkilön on tiedettävä.
Lisää vinkkejä ja resursseja
On myös hyödyllistä sisällyttää vinkkejä onnistuneiden tehtävien suorittamiseen. Saatat esimerkiksi tehdä yksityiskohtaisen hakemiston sijainnin mukaan tehtävistä asiakirjoista ja kohteista korvaamista varten, ja lisäksi kuvaillaan yhteyshenkilön tiedot, jotka liittyvät kyseessä olevaan työhön. Jos mahdollista, lisää tapoja parantaa tuottavuutta ja työn suorituskykyä. Tämä antaa korvaaville työkaluille mahdollisuuden jatkaa sitä, mitä aloitit ilman prosessin virtauksen keskeytystä ja lisäävät onnistuneen lopputuloksen todennäköisyyttä.
Käytä mallia
Voit yksinkertaistaa työntekijöiden luovutuskertomuksen tekemisen prosessia luomalla raportin toimistollisella tietokoneohjelmalla. Käytä olemassa olevaa kanavanvaihtoraporttimallia tai luo omia, jotka perustuvat hakukoneeseen tehtävien kirjoitusten "luovutusraporttimalli" -ominaisuuksiin, ja palauttaa runsaasti esimerkkejä. Älä myöskään unohda korjata luovutusraporttia ennen kuin poistut paikasta ja varmistat, että kaikki asiaankuuluvat tiedot ovat uuden työntekijän käytettävissä.
