Tärkeä kokous? Tuleva verenkierto? Voi olla monia syitä lähettää vakuuttava yritysmuistio. Kaikki levitetyt muistiinpanot on kirjoitettava hyvin, koska ne edustavat sinua ja osastoa. Ja tietenkin, haluatte vakuuttaa ihmiset osallistumaan, kirjautumaan, antamaan tai mitä pyydätte heitä tekemään. Muutamia ohjeita noudattaen, kun laadit vakuuttavia muistioita, voit saada haluamasi tulokset.
Tunnista yleisösi
Ymmärrä lukija tai kohdeyleisö. Muistio tiimellesi on todennäköisesti erilainen sävyssä hallituksen muistioon. Vaikka jokainen muistio on aina ammattimainen, sen täytyy olla virallisempi puheessa. Muita tekijöitä, kuten ikä, sukupuoli ja koulutustaso, voivat myös osallistua vakuuttavan muistion kirjoittamiseen.
Ilmoita teesi
Se saattaa kuulostaa typerältä, koska ajattelet tietysti, että tiedät mitä muistio tulee. Mutta kirjeen selkeän teeman kirjoittaminen auttaa keskittymään juuri siihen, mitä haluat tapahtua. Sanomalla se lyhyesti, pääset pisteeseen ilman liiallisia lisäkommentteja. Teeman ilmoittaminen on vain viitteellesi kirjoittamisen aikana. Et ilmoita teoksenne lukijoille. Teemasi voisi esimerkiksi olla "tukemassa seuraavana tiistaina".
Kuvaa muistio
Ooh, se on vihattu sana seitsemännestä luokasta lukion kautta. Rentoutua. Tämä on vain yksi epävirallinen selvitys siitä, kuka lukija on, mitä haluat hänen tekevän ja miksi hänen pitäisi tehdä se. Kukaan ei näe tätä, vaan sinä; mitään grammaria ei ole riippuvainen olkapäästäsi tai punaiselle kynälle, koska sinulla ei aina ollut pistettä B mennäksesi pisteeseen A. Tämä ääriviiva vain auttaa sinua tilaamaan ajatuksesi. Suunnittelusi voisi olla vain luetelmakohdat järjestyksessä:
- Tukea verenkiertoa ensi tiistaina.
- Veri-asemat pelastavat ihmishenkiä.
- Kaikki verityypit ovat tarpeen.
- Varata aika.
Lisää huomautuksia ääriviivaan, jossa tiedot ovat järkeviä:
- Tukea verenkiertoa seuraavana tiistaina 25. syyskuuta klo 8.00–12.00
- Veri-asemat pelastavat ihmishenkiä.
- Kaikki verityypit ovat tarpeen.
- Tee tapaaminen, joten sinun ei tarvitse odottaa. Soittaa puhelimella ____
Pidä se lyhyt ja keskittynyt
Aloita kirjoittaminen ääriviivojen ja muistiinpanojen avulla. Muista, että muistiinpanot ovat lyhyitä ja tarkennettuja. Kuvaile lyhyesti, mutta yksityiskohtaisesti, mitä haluat lukijan tehdä, miksi, miten milloin. Luettele toimien hyödyt. Uskomattoman muistion lopullinen tavoite on saada ihmiset suostumaan siihen, mitä ehdotatte ja teette pyytämäsi mukaan. Mutta vakuuttaa ihmiset siitä, että se, mitä ehdotatte, on hyvä idea, sinun on annettava lukijoille syyt, miksi heidän pitäisi noudattaa. Kerro ihmisille, mitä on saavutettu, ja anna tärkeimmät edut, mitä pyydät.
Muokkaa ja kirjoita uudelleen
Tarkista kielioppi ja kirjoitusvirheet. Vaikka muistion taustalla oleva ajatus on tärkeä, myös pienet asiat lasketaan. Muistio on vakuuttavampi, jos se on hyvin kirjoitettu ja siinä ei ole kieliopillisia ja kirjoitusvirheitä. Liikemiehillä on suuret odotukset. Jos muistio on vakuuttava, mutta sillä on huomattavia virheitä, nämä virheet vähentävät muistion vaikutusta ja tehokkuutta. Ensimmäisen luonnoksen jälkeen aseta se sivuun ja palaa siihen muutamassa minuutissa tai muutamassa tunnissa sen mukaan, kuinka paljon aikaa sinulla on ennen kuin haluat lähettää sen. Lue muistio uudelleen ja tee muutokset, jotka mielestänne parantavat sitä.
Jos esimerkiksi luulet voivansa käyttää enemmän vakuuttamista, tee vähän tutkimusta pakottavien tosiseikkojen varalta:
- Tukea verenkiertoa seuraavana tiistaina 25. syyskuuta klo 8.00 keskipäivällä.
- Veri-asemat pelastavat ihmishenkiä. Pelkästään viime vuonna ____ pinttia verestä käytettiin paikallisessa sairaalassa hätätilanteiden ja verensiirtojen vuoksi. Kaikki kiitos verenluovuttajille.
- Kaikki verityypit ovat tarpeen.
- Soita tapaamiseen ____, jotta sinun ei tarvitse odottaa.
Kysy ensin palautetta
Ennen kuin lähetät muistion, saat palautetta muilta. Kysy muutamilta ihmisiltä, joiden mielipiteitä arvostat, ennen sen lähettämistä. Kysy, olisivatko he vakuuttuneita ryhtymään toimiin ja jos ei, miksi. Kuuntele ehdotuksia ja yritä sisällyttää muistiin hyödyllisiä ideoita. Kiinnostava muistio vie yleensä muutamia luonnoksia, ennen kuin se on tarpeeksi hyvä jaettavaksi.
