Jopa puhelimilla ja Internetillä on joskus tarpeen lähettää vanhanaikainen kirje liiketarkoituksiin. Yritystilin tietueiden päivittäminen kirjaimella on tehokasta, koska kirjeitä ei enää unohdeta (kuten puheluita) ja vähemmän todennäköisesti jätetään huomiotta (kuten sähköpostiviestit). Ne tarjoavat myös kätevän paperiradan. Jos haluat päivittää tietueesi kirjaimella, noudata muutamia vinkkejä varmistaaksesi, että peität kaikki tietokannat.
Tarvittavat kohteet
-
Tietokone
-
kirjoitin
-
Paperi
-
Kopiokone
-
Kirjekuori
-
Leima
Osoita kirje oikeaan osastoon varmistaaksesi, että oikea henkilö saa päivitetyt tiedot. Jos esimerkiksi vaihdat tarkistus- tai pankkikorttisi numeroa, lähetä kirjeenne velallisille. Jos muutat osoitettasi, lähetä kirjeenne "asiakastietueisiin". Jos et ole varma, mikä osasto käsittelee pyyntöäsi, soita yritykselle ja kysy ennen kuin lähetät kirjeenne, tai etsi tiedot yrityksen verkkosivuilta.
Sisällytä kirjeen yläreunassa oleva päivämäärä sekä yhtiön tietueisiin että omiin henkilökohtaisiin tietoihin. Jos esimerkiksi pyydät, että palvelut peruutetaan tai niitä alennetaan tiettyyn päivämäärään mennessä, ja yritys ei käsittele pyyntöäsi ajoissa, sinulla on perusteet jättää maksamatta, koska sinulla on kopio päivätty pyyntösi.
Lisää tilinumerosi. Tämä auttaa pyyntöä käsittelevää henkilöä löytämään tilisi ja täyttämään pyynnön nopeammin.
Lisää vanhoja tietojasi. Jos esimerkiksi siirrät tai muutat puhelinnumerosi, kirjoita kirjeessä "tämä oli vanha osoite" tai "tämä oli vanha puhelinnumero." Yhtiö voi tarvita näitä tietoja, jotta tilisi voidaan päivittää, jotta tiedot voidaan päivittää.
Sisällytä uudet tiedot. Ilmoita kirjeessä "tämä on uusi osoite" tai "tämä on uusi puhelinnumeroni." Saatat haluta laittaa päivitetyt tiedot lihavoituina tai suurempina fontteina, jotta pyyntösi käsittelevällä henkilöllä on helppo paikantaa tiedot.
Pyydä palautuskirjeä. Pyydä, että lähetät kirjeen, jossa ilmoitetaan, että tiedot on päivitetty. Kun saat vahvistuskirjeen, säilytä se turvallisessa paikassa tietueesi.
Tee kopio kirjeestä ennen kuin lähetät sen, vain jos haluat lähettää sen uudelleen tai viitata siihen myöhemmin.
