Jokaisessa hankkeessa on paljon yksityiskohtia, kun se pääsee maasta. Sinun ei tarvitse jakaa tietoja kenenkään kanssa tai huolehtia niiden muotoilemisesta, jos rahoitat hanketta yksin tai kehität sitä yksin. Mutta jos hanke edellyttää muiden suostumusta tai apua, sinun täytyy vakuuttaa heidät tulemaan kanssasi. Toimeenpaneva raportti on laaja, kattava asiakirja, joka selittää kaikki pähkinä- ja pultitiedot kaikista hankkeista, joita yrität saavuttaa. Se kertoo kohderyhmälle, miksi heidän pitäisi osallistua.
Perusteet
Ihannetapauksessa, kun lukija on käsitellyt raporttisi, hänellä ei ole kysyttävää, koska olet käsitellyt kaikkea mitä hän olisi voinut tietää. Tehokas toimeenpaneva raportti ei jätä mitään, mutta sinun on rakennettava nämä tiedot luettavuuden helpottamiseksi. Aloita raporttisi tunnustamalla kuka tahansa, joka osallistui siihen, kuten jos muut auttoivat sinua tekemään tutkimusta. Kirjoita esittely, mieluiten enintään yksi sivu tai kaksi, yksilöimällä projektisi, ilmoittamalla tavoitteesi, tunnustamalla mahdolliset ongelmat ja selittämällä, miten aiot käsitellä niitä, jos ne kasvavat. Sinun ei tarvitse mennä paljon yksityiskohtiin - muut raporttisi osat tekevät sen. Käytä esittelyäsi, jotta lukijasi kiinnostaa riittävästi koko raportin lukemista. Anna oman innostuksenne näyttää.
Yksityiskohdat
Raportin seuraavat osat riippuvat jonkin verran hankkeen luonteesta. Jos haluat ratkaista tietyn ongelman, ota osio käyttöönoton jälkeen tunnistaaksesi sen. Selitä sitten erillisessä osassa, miten aiot ratkaista ongelman ja mitä ponnisteluja tarvitaan. Jos teit tutkimusta tukemaan, miksi ratkaisu toimii, sisällyttäkää se osioihin, jotka käsittelevät havaintojasi ja selittävät, miten tiedot on kerätty. Jos pyydät rahoitusta, sisällyttäkää rahoitusselvitys toiseen osaan, jossa näkyy henkilökohtaiset tai yrityksen varat ja velat. Selitä, kuinka paljon rahaa tarvitset, kun sitä tarvitset, ja mitä sitä käytetään. Kierrä osio, joka päättelee argumenttisi. Kerro lukijalle, miksi hänen pitäisi osallistua ja auttaa sinua.
Tiivistelmä tai tiivistelmä
Toimitusraportteihin sisältyy tyypillisesti tiivistelmä tai tiivistelmä, erillinen asiakirja, joka sisältää etukäteen raporttisi. Tiivistelmät käsittelevät tyypillisesti akateemisia kysymyksiä, ja ne kertovat jokaiselle raporttisi kohdalle yhden lauseen tai luetelmakohdan, ja ne kulkevat harvoin pidempään kuin yksi sivu. Yhteenveto on suunnattu liike-elämään. Se voi ajaa enemmän kuin sivua, mutta ei liian paljon tai sen pituus tappaa sen tarkoituksen - haluat, että yleisösi saavat tarkan tuntuman projektistasi ilman, että sinun tarvitsee lukea koko raporttia. Molemmat tiivistelmät ja yhteenvedot ovat samanlaisia kuin johdanto, koska ne korostavat samaa tietoa, jonka olet sisällyttänyt raportin osaan, mutta ne ovat syvällisempiä. Luo yhteenveto välttämällä segmenttien leikkaamista ja liittämistä raportista. Et halua vain toistaa itseäsi vaan selittää hankkeenne - ilman raportin yksityiskohtia - mielenkiintoisella tavalla, jolla voit tallentaa yleisön.
Viimeistely
Sinulla voi olla paras idea maailmassa, mutta se voi osua tiiliseinään, jos et selitä sitä hyvin. Jos olet alan asiantuntija, älä puhu lukijan päätä käyttämällä ammattikieltä tai teknisiä termejä, joita hän ei ymmärrä. Mutta älä mene liian pitkälle toiseen suuntaan, niin kirjoitat kuin olisit keskustellut projektista kahvin tai cocktailien suhteen - haluat olla kohtuullisen muodollinen. Korjaa se, kun olet valmis, ja korjaa se uudelleen. Saatat haluta, että joku muu lukee sen myös varmistaakseen, että asema on ymmärrettävä. Myös tuoreet silmät ovat usein parempi kirjoitusvirheitä.
