Lyhyt. Jos ajattelet sitä, kielitieteilijät eivät olisi voineet valita parempaa termiä kuvaamaan liiketoiminta-asiakirjoja, joissa esitetään yhteenveto "tarpeesta tietää" -informaatiota johtajille, joilla ei ole aikaa tai taipumusta heittää läpi massiivisia väitöskirjoja. Jos sinua pyydetään laatimaan tiedotusraportti, pidä mielessä sanat ”ytimekäs” ja ”pithy”, kun ekstrapoloi avaintiedot, jotka pomojesi odottavat löytävänsä. Ota kaksivaiheinen lähestymistapa: ajattele kirjailijaa, kun vedät tietoja raporteista, ja sitten siitä tulee editori, jonka tavoitteena on punnita jokainen sana vaikutuksille ja jättää kriittiset tiedot koskemattomiksi.
Ymmärrä tiedotuskertomuksen tarkoitus: johtajat etsivät "analyysin tuotetta, joka ei ole itse analyysi", joten pidä tämä mielessä, kun teet toimeenpanevan lyhytsi alkuperäisessä raportissa olevista tiedoista.
Aloita lyhyt selvittämällä ongelma / tilanne, selittämällä sen asianmukaisuus ja toistamalla sitten tarkan ja tarkan kielen todistukset ja päätelmät, jotka sisältyvät pääraporttiin. Hyväksy toimittajan käänteinen pyramidi jäsentämään lyhytne. Extrapoloi ja sitoudu sitten kirjaamaan tärkeimmät tiedot alussa. Lisää vähemmän tärkeitä tietoja laskevassa järjestyksessä, jotta luodaan lyhyt runko.
Käytä yksinkertaista englantia, jossa ei ole sensationalismia, superlativeja ja fluffia tarkentaaksesi lyhytäsi. Sisällytä aikatauluja, erilaisia näkökulmia, koska ne tukevat tai kiistävät väitöskirjaasi ja sohvalla kaiken kohdeyleisönne nimikkeistössä. Pyrkimyksenä on tehdä lyhyt itsensä sisältävä yhteenveto, joka ei vaadi liitteitä tai ulkopuolisia asiakirjoja selittämään alkuperäisessä raportissa mainittuja tärkeitä kohtia.
Käytä ylätunnisteita, alaryhmiä ja luettelopisteitä, jotta avainhenkilöt voivat liikkua vaivattomasti tiedotustilaisuudessa. Tarkasta pitkät kohdat ja leikkaa ne kiristämällä raportin vauhtia. Anna erityisiä mittauksia tai numeroita, joten mielikuvitukselle ei jää mitään. Tarkista jokainen piste tarkkuuden vuoksi. Erityisesti, jos tiedoissa on eroja, selitä, miksi ne ovat tapahtuneet.
Lähetä tiedotustilanne objektiivisuudelle varmistaaksesi, että olet jättänyt huomiotta, ettet vaaranna kyseenalaistettuja tietoja ja kykyäsi muotoilla tällainen raportti.Err varoen, jos pääraportilla, josta piirtät tietoja, ei ole suoria päätelmiä. Ilmoittakaa pikemminkin, että sinä, kirjoittaja, ei ole väärinkäsityksiä, koska olet poistanut kriittiset tiedot.
vinkkejä
-
Muista erottaa tiedotustilanne tiivistelmästä, pidemmästä asiakirjasta, joka voi kestää jopa 10 sivua ja sisältää kutsun toimiin, joka ei kuulu johtotehtävään.
