Asianmukaisen paperityön pitäminen yrityksesi sujuvuuden helpottamiseksi voi auttaa välttämään tulojen tarkastusta vuoden lopussa. Jos kuitenkin kohtaat tulotarkastusta, asianmukaisesti esitetyt paperityöt voivat helpottaa prosessia. Kun kaikki ostot, kulut, lahjoitukset ja pankkitilin tiliotot säilytetään, kaikki mahdolliset verohelpotukset voivat auttaa sinua auditointiprosessissa.
Bruttotulot
Bruttotulot saadaan tavaroiden tai palvelujen myynnistä. Näitä ovat mm. Kassa-kasetit, pankkitalletukset, kuitinkirjat, laskut, luottokortin kuitit ja kaikki 1099-MISC: n maksut, jotka olet maksanut freelance-urakoitsijoille. Näiden asiakirjojen säilyttäminen on välttämätöntä, jotta voit verottaa myöhemmin verot, jotta voit näyttää yrityksesi tulot. Sisäisen tulopalvelun (IRS) hyväksyttävät vaihtoehdot tilintarkastuksen aikana, jos sinulla ei ole kuittiä, kuten peruutettu sekki, on rahoituslaitosilmoitus, jossa on tarkistusnumero, tarkistusmäärä, maksunsaajan nimi ja päivämäärä, jona summa lähetettiin rahoituslaitos. Jos maksu suoritettiin sähköisellä varainsiirrolla (EBT), selvityksessä on ilmoitettava maksunsaajan nimi, määrä ja päivämäärä, jolloin rahalaitos on siirtänyt summan. Luottokorttien osalta selvityksessä pitäisi näkyä veloitettu summa, maksunsaajan nimi ja tapahtuman käsittelypäivä.
Ostot ja kulut
Jokaiseen yrityshankintaan on liitettävä kuitti luottokorttina, maksettujen laskujen, peruutettujen sekkien ja kassakoneiden liukastumisena. Kustannukset ovat ostoksia, joita yrityksesi tekee, jota ei myydä uudelleen tavaroina tai palveluina, kuten toimistokalusteita tai tietokoneita. Pidä kaikki nämä kuitit paikkaan, johon voit käyttää niitä välittömästi.
Pankkitilin tiliotteet
Tilikauden verotusvuoden tilinpäätöstiedot on jätettävä bruttotuloihin, -ostoihin ja -kuluihin. Lausumat tukevat sitä, mitä liiketoiminta maksoi ja otti verovuonna. Verovuosi on 12 peräkkäistä kuukautta, jotka päättyvät muun kuukauden kuin joulukuun viimeiseen päivään.
Palkanlaskennan veroilmoitus
Tarvitaan myös summa, jonka olet maksanut työntekijöillesi tarkastuksina tai suorina talletuksina. Palkkasumman veroilmoitukseen on sisällyttävä kaikki liittovaltion ja paikalliset verot sekä kirjanpito jokaisesta eläketilinpidosta. Työntekijöiden palkanmaksut olisi säilytettävä vähintään neljä vuotta, mikä on IRS: n tarvittava aika.
Tietueiden säilyttäminen
IRS: n ehdottama kirjanpito sisältää liiketilastokirjan, päivittäisen ja kuukausittaisen yhteenvedon käteistuloksistasi, lokien tai päiväkirjojen tarkastuksista, työntekijöiden korvaukset ja poistotiedot. Toinen IRS-kärki on pitää yritystodistuksesi erillään henkilökohtaisesta tarkistuskirjoituksesta. Tämä tehdään henkilökohtaisten kulujen erottamiseksi liiketoiminnan kuluista. Pidä kaikki yrityksesi tietueet vähintään IRS: n edellyttämä vähimmäismäärä ja kaikki aikaisemmin jätetyt veroilmoitukset.
Työntekijät
IRS: n vaatimus on pitää kirjaa kaikista työntekijöistänne, sekä aiemmista että nykyisistä, heidän sosiaaliturvatunnuksistaan, yhteystietoistaan ja I-9- ja W-4-lomakkeistaan. I-9-lomakkeella varmistetaan, että työntekijä voi laillisesti työskennellä Yhdysvalloissa. W-4-lomake täytetään työntekijän pidätysavustustodistukseen, jonka avulla voit arvioida, kuinka paljon työntekijän palkoista pidätetään lomakkeen kaaviosta.
