Näiden lausuntojen avulla pyritään niin moniin poliittisiin lausuntoihin kuin organisaatiot selventävät tarkoitusta, kuvaavat keinoja, joilla yritys hallinnoi politiikkaa ja määrittelee sen tiedot. Poliittiset lausumat suojaavat organisaatiota väärinkäsityksiltä, jotka voivat johtaa luvattomaan käyttäytymiseen tai oikeusjuttuihin. Kunkin politiikan lausunnon tulisi sisältää sen tarkoitus, terminologiset määritelmät, lausunto itse ja vaiheet sen toteuttamiseksi.
Politiikan tarkoitus
Poliittisen lausunnon ensimmäisessä osassa mainitaan sen tarkoitus. Yhdellä organisaatiolla voi olla monia poliittisia lausuntoja. Esimerkiksi inhimillisissä resursseissa yksi politiikan lausunto voi kattaa yrityksen asenteen sopivaan pukeutumiseen, koska yritys haluaa suunnitella tietyn kuvan asiakkailleen. Toinen henkilöstöpoliittinen lausunto saattaa yksityiskohtaisesti kuvata yrityksen työntekijöiden matkapolitiikkaa. Se voi sisältää sen, mitä yritys maksaa ja mitä se ei. Samassa yrityksessä markkinointiosaston toimintapoliittinen lausunto voisi kuvata yrityspolitiikkaa graafisen taiteen ja valokuvauksen tilauksesta.
Määritelty terminologia
Poliittisen lausunnon toinen osa sisältää avainsanojen määritelmät tai käytännön terminologian tulkinnat. Tämän jälkeen politiikkaan voi sisältyä luettelo henkilöistä, joita politiikka koskee, yrityksen sisäinen henkilö, jonka tehtävänä on seurata politiikan noudattamista ja miten ja kenelle valituksia voidaan kohdistaa erimielisyyksien tapauksessa. Sisäisten yrityspolitiikkojen avulla löydät usein menettelytavat tai vaiheet, jotka koskevat politiikan hallinnointia politiikan kolmannen osan jälkeen.
Poliittinen lausunto
Poliittisen lausunnon kolmas osa kuvaa koko politiikkaa, sitä, miten yritys soveltaa sitä, kuka tai mikä on vapautettu toimintaperiaatteen määräyksistä, tapa, jolla väärinkäsitykset ja rikkomukset on korjattava, ja kuinka kauan politiikka on voimassa vaikutus. Käyttämällä esimerkiksi työntekijöiden käsikirjassa olevia toimintapoliittisia lausuntoja yritys voi välttää sekaannusta työntekijöidensä keskuudessa selittämällä selkeästi, mitä työntekijöiltä odotetaan tietyissä tilanteissa.
Politiikkatoiminnot
Poliittiset lausunnot toimivat myös portinvartijoina. Jos henkilö haluaa maalata toimiston oranssia, esimerkiksi yrityksen logon värejä määrittelevä toimintaperiaate, jonka vakiotoimisto värit sallii hänen esimiehensä välttämään vastenmielisyyttä yksinkertaisesti luovuttamalla kopion tämän määrittelystä. Selkeät poliittiset lausumat voivat vähentää konfliktien riskiä ja poistaa mahdollisuuden sääntöjen epäoikeudenmukaiseen valikoivaan soveltamiseen.
Poliittiset menettelyt
Yrityksen työntekijöiden käsikirjojen lisäksi yksittäisillä osastoilla voi olla omat toimintapolitiikkansa, joka heijastaa sääntöjen tai lakisääteisten vaatimusten noudattamista. Varastoja myyvien yritysten kirjanpito-osastoissa tilinpäätösosaston on noudatettava yleisesti hyväksyttyjä tilinpäätösperiaatteita, jotka hallitus on laatinut laadittaessa tilinpäätöstä julkista tarkastelua varten. Yksi tapa varmistaa, että kirjanpitohenkilöstö noudattaa näitä sääntöjä ja lakeja on joukko poliittisia lausuntoja, jotka kuvaavat tapaa, jolla osasto noudattaa näitä sääntöjä.
