Konferenssiesitteen tavoitteena on houkutella edustajia tapahtumaan ja kertoa heille konferenssin aikataulu. Esitteessä pitäisi siis olla tietoja paikasta, puhujista, matkajärjestelyistä ja muista keskeisistä seikoista. Kopion tulee olla selkeä, informatiivinen ja vakuuttava, ja se kannustaa lukijoita varaamaan paikkansa, jotta he voivat hyötyä henkilökohtaisesti tai ammattimaisesti. Tärkeä puhuja tai ylimmän johdon esittely tarjoaa hyödyllisen yleiskatsauksen tapahtumasta sekä tervetullut mahdollisille edustajille.
Kohdeyleisö
Konferenssin järjestäjät tähtäävät tapahtumiinsa tietyissä ryhmissä, joten saat lisätietoja kohdeyleisöstä, jotta esite tarjoaa merkittäviä etuja. Yleisö voisi olla yhtä monipuolinen kuin opettajat, autoteollisuuden johtajat tai kansalaiset, jotka ovat kiinnostuneita maanmusiikista. Jos haluat löytää tietoa yleisöstä, kysy järjestäjiltä edellisten tapahtumien yleisöprofiileja. Järjestäjät tutkivat yleisöään, pyytävät väestötietoja tai yritystietoja ja julkaisevat profiileja osoittamaan tapahtumiensa laatua edustajille, esittelijöille ja sponsoreille.
Edut edustajille
Esitteessä on annettava edustajille vahvat edut osallistumiseen. Liiketoiminnan edustajien on kyettävä perustelemaan työaikaa ja yksityiset osallistujat haluavat tietää, että he saavat arvoa omien varojensa käyttämiseen. Tunnista kohderyhmän edut. Konferenssi voi tarjota ainutlaatuisen mahdollisuuden kuulla maailmankuuluja puhujia, nähdä uusimpien tuotteiden esittelyjä tai parantaa taitoja osallistumalla korkealaatuisiin koulutustilaisuuksiin. Hyödyt saattavat olla vähemmän konkreettisia, kuten mahdollisuus verkostoitua muiden toimialojen ihmisten kanssa ehkä silmällä laskemalla työpaikka tai tekemällä myynti.
Logistiset tiedot
Kattava tieto konferenssilogistiikasta on välttämätöntä. American Conference Institutein mukaan konferenssin edustajien usein esittämät kysymykset kattavat esimerkiksi rekisteröinnin ja maksun, matka- ja catering-järjestelyt, majoituksen ja peruutukset. Jos haluat, että lukijat voivat kirjautua tapahtumaan, voit sisällyttää täydelliset rekisteröintitiedot. Määritä osallistumiskustannukset, mukaan lukien alennukset varhaisessa rekisteröinnissä. Anna sellaisten lukijoiden yhteystiedot, jotka saattavat tarvita lisätietoja ja antaa edustajille tietää, milloin he saavat tervetuliaispaketteja.
Konferenssiohjelma
Esittäkää konferenssiohjelma aikatauluineen ja kunkin istunnon yksityiskohdista, jotta avustajat voivat suunnitella aikaa konferenssissa. Antakaa edustajille enemmän tietoa konferenssin muodosta, joka voi sisältää esityksiä, pyöreän pöydän, työpajoja ja näyttelyitä. Esittelijöiden elämäkerrat auttavat edustajia valitsemaan istunnot, joihin he haluavat osallistua, ja ilmoittavat tapahtuman tilan tai laadun.
Ylläpidä viestintää
Konferenssi-esite on vain yksi osa kokousta edeltävää markkinointiohjelmaa. Inc.: n mukaan tietojen ja tapahtumien uutisten lähettäminen sosiaalisen median avulla auttaa säilyttämään kiinnostuksen, kun tapahtuma lähestyy. Esimerkiksi ylimääräisistä kaiuttimista tai erityistapahtumista tehdyt ilmoitukset voivat luoda tapahtuman ympäriinsä ja pienentää riskiä, että edustajat poistuvat käytöstä.
