Yhdellä yrityksellä voi olla useita tehtäviä, jotka pitävät toiminnan sujuvana ja pitävät työntekijät tyytyväisinä. Kaksi näistä tehtävistä on sihteereitä ja toimistopäälliköitä, ja ne eroavat suuresti vastuualueista, laajuudesta, koulutuksesta ja palkasta. Toimistopäällikkö tekee tiivistä yhteistyötä sisäisten toimintojen kanssa, mutta sihteerit palvelevat sekä johtajia että yritystä, varsinkin jos sihteeri ottaa vastaan yleisiä vastaanottovirkailijoita.
Sihteerin työn kuvaus
Sihteerit suorittavat kaksi keskeistä roolia, jotka tukevat toimiston johtajia tai johtajia ja suorittavat vastaanottovirkailijoiden perustoimintoja. He vastaavat puhelimiin, kokoontuvat kokouksiin ja tapaamisiin sekä kirjoittavat raportteja tai asiakirjoja johtajien ja johtajien puolesta, käsittelevät saapuvia ja lähteviä postilähetyksiä ja päivittävät tarvittaessa ohjelmiston asiakirjoja. Todelliset tehtävät voivat muuttua riippuen kyseisestä asemasta, koska oikeudelliset sihteerit voivat käsitellä oikeudellisten asiakkaiden tiedusteluja ja päivittää potilaskansioita lääketieteellisessä ympäristössä.
Office Managerin työn kuvaus
Toimistopäällikkö vastaa työntekijöiden valvonnasta ja ohjaamisesta toimistoympäristössä. Toimistopäälliköt tuntevat yrityksen ja tietyn osaston tavoitteet, joten heidän on varmistettava, että kaikki työntekijöiden tekemät työt täyttävät liiketoimintaohjeet, tavoitteet ja standardit. Jotkut johtajat siirtävät tehtäviä, tehtäviä ja projekteja tietyllä osastolla työskenteleville työntekijöille. Toimiston johtajien on myös noudatettava tilinpäätösosaston asettamia talousarvioita ja noudatettava määräaikoja.
Koulutusvaatimukset
Sihteerillä on usein lukion tutkintotodistus. Lisäopetusta työstä tarjotaan, joten sihteeri oppii yrityksen sisäiset toiminnot ja saa käyttää tietokonejärjestelmää koulutuksen aikana. Oikeudelliset ja lääketieteelliset sihteerit voivat vaatia lisäsertifiointia kansallisen oikeudellisten sihteerien liitosta tai kansainvälisestä hallinnollisten ammattilaisten liitosta. Toimistopäälliköillä on usein keskiasteen jälkeistä koulutusta toimiston johtamisessa tai hallinnollisissa palveluissa tai tuessa. Keskiasteen jälkeiseen koulutukseen voi sisältyä kandidaatin tutkinto tai siihen liittyvä tutkinto.
Palkkaerot
Koska toimistopäälliköillä on laaja koulutustaso ja hallitaan muita toimistossa työskenteleviä työntekijöitä, he saavat korkeampaa palkkaa kuin sihteerit. Vuodesta 2008 toimistopäälliköt ja työntekijävalvojat ansaitsivat noin 45 790 dollaria vuodessa, kun taas sihteerit ansaitsivat keskimäärin 25 240 dollaria vuodesta 2010. Top-maksulliset sihteerit ansaitsevat 36 910 dollaria vuodessa, mutta jäävät edelleen selvästi alle toimistojohtajien keskimääräisen.
