Monet ihmiset ajattelevat, että vastaanottovirkailijalla ja sihteerillä on sama työ, samat velvollisuudet ja kaksi työpaikkaa ovat keskenään vaihdettavissa. Syy siihen, että ihmiset pitävät tätä olettamusta, johtuvat siitä, että sekä sihteerit että vastaanottovirkailijat vastaavat usein puhelimiin ja suorittavat toimistotehtäviä. Nämä kaksi työpaikkaa ovat täysin erilaisia, koska sihteerillä ja vastaanottovirkailijalla on erilaiset roolit ja vaatimukset.
Sihteeri
Sihteerin tehtävät vaihtelevat sihteerin tyypin ja organisaation koon mukaan. Liiketoiminnan kehitys on muuttunut teknologisen kehityksen myötä. Aiemmin jokaisella johtajalla oli oma sihteeri. Sähköpostin ja automaattisen puhepostin ansiosta sihteeri voi työskennellä useiden johtajien parissa. Pienessä yrityksessä voi olla yksi sihteeri kaikille johtajille. Hän hoitaa kaikki viestit, aikataulutapaamiset, tilaukset ja vastaa puhelimeen. Jos sihteeri toimii vain yhdellä tai kahdella johtajalla, hänelle annetaan usein ylimääräisiä tehtäviä, jotka ovat samanlaisia kuin ylläpitäjän. Esimerkiksi henkilöresurssien sihteeri voi tarkistaa viittauksia. Sihteerillä on yleensä oltava vähintään lukion tutkintotodistus, ja monet toimistot haluavat palkata niitä, joilla on vapaan taiteen tutkinto, sihteerikoulutus tai tutkinto tai todistus hallinnollisesta tukikoulusta. Sihteerillä on myös oltava nopea kirjoitusnopeus, tietämys tietokoneista ja viestinnästä ja ihmisten taidoista.
vastaanottovirkailijoita
Vastaanottovirkailija on kuka näet ensin, kun kävelet yrityksen ovelle. Vastaanottovirkailija tervehtii kävijöitä, vastaa puhelimeen, kirjoittaa kirjeitä ja asiakirjoja ja pitää vastaanottoalueen puhtaana työpäivän aikana. Vastaanottovirkailija voi myös allekirjoittaa kävijöitä yrityksessä ja ulos, lajitella postin, ylläpitää työntekijöiden läsnäololokia ja oikolukuja, raportteja ja sähköposteja. Lukion tutkintotodistus on yleensä edullinen. Mutta jos olet älykäs ja ystävällinen käyttäytyminen ja ulkonäkö, työnantajat arvostavat usein näitä ominaisuuksia muodollisen koulutuksen kautta. Jotkut yritykset tarjoavat työelämän koulutusta vastaanottovirkailijoille State Universityn mukaan.
Erot työn vastuulla
Osa vastaanottovirkailijan velvollisuuksista on tervehdyttää yrityksen kävijöitä; sihteeri ei yleensä vastaa vierailijoiden tervehdyksestä. Sihteeri voi toivottaa vierailijat tervetulleiksi, mutta vain jos he vierailevat yhdessä johtajista, joita sihteeri toimii. Sihteeri toimii nimenomaan yhden tai useamman johtajan osalta. Vastaanottovirkailija edustaa koko yritystä eikä toimi nimenomaan kenenkään alla. Sihteerillä voi olla lisävastuita, kuten tapaamisten aikatauluttaminen, tarvikkeiden tilaaminen, matkajärjestelyjen tekeminen ja käteisvarojen käsittely. Hänellä voi olla myös lisätehtäviä hänen tyypiltään, kuten lailliselta, rahoitukselta tai markkinoinnilta. Vastaanottovirkailijan velvollisuudet ovat yleinen - tervehdys, puhelinvastaaja, postin lajittelu ja muut pienet vastuualueet, jotka yritys määrittelee valtion yliopiston mukaan.
Muut erot
Vastaanottoviraston työpöytä sijaitsee usein yrityksen näkyvimmällä alueella. Hän on ensimmäinen henkilö, jonka näet kun kävelet yhtiöön. Sihteerin toimisto tai alue sijaitsee usein lähellä johtajia, joita hän työskentelee. Myös sihteerin on yleensä oltava vähintään lukion tutkinto ja jopa korkeakoulututkinto tai tutkinto. Vastaanottovirkailijalle suositellaan korkeakoulututkintoa, mutta sitä ei aina vaadita. Vuodesta 2009, keskimääräinen vuosipalkka vastaanottovirkailijoille ja tiedotustilaisille oli 26 010 dollaria, alemman tason sihteerien keskimääräinen vuosipalkka oli 31 060 dollaria, ja toimeenpanevien sihteerien ja hallinnollisten avustajien keskimääräinen vuosipalkka oli 44 010 dollaria, tilastoviraston mukaan.
