Oli aika, jolloin kirjanpitotapahtumat kirjattiin manuaalisesti suuriin, pylväisiin arkkeihin, joita kutsutaan vihreän paperin päällyslevyiksi. Onneksi yritysten omistajille, kirjanpito-ohjelmisto auttaa tekemään kirjanpidosta tehokkaan, täsmällisen ja yhteensopivan. Kirjanpito-ohjelmiston valitseminen on tärkeä tekijä yrityksen omistajalle tai johtajalle, ja sen pitäisi saada ensisijainen tavoite.
Toimia
Kirjanpito-ohjelmisto tallentaa liiketoiminnot eri tileihin, jotka on merkitty liiketoimen tyypin ja luokan mukaan. Tulot ja kulut ovat kahdenlaisia tapahtumia, jotka on tallennettu kirjanpito-ohjelmistoon. Esimerkkejä kategorioista ovat palkka- ja toimistotarvikkeet. Täydellinen luettelo kaikista tapahtumista, jotka on kirjattu tyypin ja luokan mukaan, kutsutaan pääkirjaksi.
Tyypit
Kirjanpito-ohjelmistot luokitellaan yleensä kahteen tyyppiin. Ensimmäinen tyyppi on tarkoitettu kirjanpidon ammattilaisille, joilla on selkeä käsitys pääkirjan kirjanpidosta. Toinen tyyppi on tarkoitettu yritysten omistajille, joilla ei ole mitään muuta kuin perustiedot. Kirjanpito-ohjelmistot voivat olla myös toimialakohtaisia.
ominaisuudet
Kirjanpito-ohjelmisto jakaa toiminnot moduuleiksi, jotka ovat joko standardeja ohjelmistolle tai ostettu erikseen. Ostovelat ja myyntisaamiset ovat esimerkkejä kahdesta moduulista, jotka ovat yleensä osa tavanomaista kirjanpitopakettia. Palkkalaskenta ja varastonhallinta ovat esimerkkejä lisämoduuleista, joita voit ostaa erikseen. Jotkin kirjanpito-ohjelmistot asennetaan suoraan tietokoneeseen tai verkkoon, kun taas muita ohjelmia käytetään Internetin kautta.
näkökohdat
Tärkein asia, jota on harkittava, kun valitset kirjanpito-ohjelmiston, on ohjelmiston käyttäjän koulutustaso. Muita tärkeitä asioita on toiminnallisuus ja kustannukset. Kun lasket investointien kokonaiskustannuksia, älä unohda sallia muuntokustannuksia, teknisen tuen kustannuksia ja vuosimaksujen uusimismaksuja. Oppimiskäyrä on myös tärkeä näkökohta valittaessa kirjanpito-ohjelmistoja. Liikevaihto on kallis ja ohjelmisto, jossa on jyrkkä oppimiskäyrä, voi lisätä liikevaihdon kustannuksia dramaattisesti.
hyötyjä
Kirjanpito-ohjelmisto poistaa irtisanomisen, joka kerran oli kirjanpitotoiminnossa. Esimerkiksi, kun myyjän tiedot on merkitty maksulliseen moduuliin, tietoja ei tarvitse koskaan syöttää uudelleen riippumatta siitä, kuinka monta tarkistusta annat kyseiselle myyjälle. Painikkeen painalluksella kirjanpito-ohjelmisto voi myös tuottaa monimutkaisia tilinpäätöksiä, kuten tuloslaskelman, taseen ja rahavirtalaskelman.
Asiantuntijoiden näkemys
Monet ohjelmistovalmistajat tarjoavat tuotteen kokeiluversioita. Luo testitapauksia päivittäisistä kirjanpitotapahtumista ja testaa ne jokaisessa harkitsevassa kokeiluversiossa. Jos kokeiluversio ei ole käytettävissä, kysy myyntiedustajalta suoraa esittelyä ja anna heille testitapauksia. Kysy valmistajilta asiakasviittauksia, mieluiten oman toimialasi.
