Korkeakoulujen käytävistä ja luokkahuoneista yritysmaailman hallituksen tiloihin, ilmoituskirjeillä on lukuisia tarkoituksia viestinnän alalla. Kuten nimikin viittaa, kirje julistaa jotain. Sitä voidaan pitää myös tosiseikkana, ilmoituksena tai selvennyksenä. Joskus ongelma on kiistanalainen tai raha tai mainetta on vaakalaudalla. Jostain syystä kirjoitat organisaatiosi ilmoitusilmoituksen, otatte järkevän ja loogisen sävyn, pidätte huomionne ja pidätte kirjeet lyhyesti ja ytimekkäästi.
Ilmoita julistuksen kirje
Ilmoita tarkoituksesi kirjoittamalla ilmoituksen kirje. Sano esimerkiksi, että kirjoitat työntekijöillesi ilmoitusilmoituksen uuden tuotteen tai palvelun käynnistämisestä. Ei tuhlata aikaa päästä pisteeseen: ”Kirjoitan, että ilmoitan, että neljän vuoden intensiivisen opiskelun ja tutkimuksen jälkeen ABC Vitamin Company lanseeraa uuden ruoansulatuskanavan, Quell, 17. helmikuuta.”
Täytä tiedot
Ilmoita muut ilmoitukseen liittyvät asiat. Tässä esimerkissä kannattaa ehkä sisällyttää, kuinka paljon lisämaksu maksaa ja mihin se myydään.
Aikataulu vastaamaan kysymyksiin
Ennakoi yleisösi tarpeet - tässä tapauksessa työntekijät. He haluavat tietää, miten ilmoitus - tuotteen lanseeraus - vaikuttaa niihin. Saatat haluta kutsua koolle kokouksen, jossa voit paljastaa tuotteen ja vastata kysymyksiin sen sijaan, että saisit yksityiskohtia. Anna tällaisen kokouksen aika ja päivämäärä kirjeenne ja määritä, onko osallistuminen vapaaehtoista tai pakollista.
Sulje ilmoitus
Sulje ilmoitusilmoitus hämärässä, kun otetaan huomioon yrityskulttuuri ja nykyinen dynamiikka. Voit halutessasi osoittaa eteenpäin, antaa ennusteen siitä, mitä ilmoitus - tuotteen käynnistäminen - voi tarkoittaa yrityksellesi. Voit antaa kutsun toimiin tai vaiheet, joita työntekijät odottavat ilmoituksen vuoksi. Tai, jos tunnette vastustuskykyä horisontissa, ilmaise toivonne, että organisaatiosi ralli yhdessä, jotta julistuksen lähde onnistuu.
Viimeistele asiat kiittämällä vastaanottajia ajastaan. Suorat välikysymykset heidän välittömälle esimiehelleen tai vielä paremminkin, suoraan teille, jotta voisit toimia yhteistyön hengessä.
Tee perusteellinen oikoluku
Kiinnostusilmoitus tulee usein osaksi yrityksen historiaa - ja se voidaan julkaista verkkosivustolla ulkopuolisten nähtäväksi. Sellaisenaan sen pitäisi olla ylpeyden ja ratkaisun lähde. Anna itsellesi aikaa korjata, muokata ja muokata ilmoituslomaketta. Pyydä luotettua kollegaa tai luottamuksellista edustajaa tarkistamaan kirjeenne ja kutsumaan kommentteja ja rakentavaa kritiikkiä. Tee julistuksestasi esimerkki innostaa muita.
