Kirje pastorille varainhankintatapahtumasta voi olla kahdessa muodossa: se voi olla lupa järjestää tapahtuma tai pyytänyt pastoria osallistumaan tai osallistumaan tapahtumaan. Kun kirjoitat jommankumman tyyppistä kirjettä pastorillesi, varmista, että se on tarkka, kohtelias ja lähetetty riittävän ajoissa, jotta aikaa ja harkintaa voidaan tehdä.
Ilmoittakaa kirjeen tarkoitus lauseessa. Tämän lauseen pitäisi olla lyhyt ja paljastaa, onko tämä kutsu tapahtumaan tai pyyntö lupaa järjestää. Älä sisällä päivämääriä, aikoja tai paikkoja ensimmäisessä virkkeessä. Sinun on ilmoitettava rahaston kerääjän nimi tai tarkoitus tässä lauseessa.
Käytä kaksi tai kolme ensimmäisessä kappaleessa olevaa lauseita laajentaaksesi tapahtuman yksityiskohtia. Nämä lauseet kuvaavat tapahtuman päivämäärää, aikaa ja kustannuksia. Jos tapahtuma on pidetty aikaisemmin, kerro pastorille rahaston kerääjän tulos aikaisemmin.
Avaa toinen kohta kuvailemalla sitä tarvetta, jota tapahtuma täyttää. Seuraa tätä kuvaavampaa tietoa, jossa keskustellaan siitä, miksi tämä tarve on tärkeä. Varmista, että on selvää, miksi tämä ansaitsee pastorin aikaa ja huomiota. Kiitos pastorisi ajasta, kun olet lukenut varainhankintatapahtuman pyynnöstä.
Kirjoita ja lähetä kirje vähintään kuukausi ennen tapahtuman päivämäärää. Lähtöajan pitäisi olla pidempi, jos tämä on pyyntö järjestää tapahtuma tai jos pastori tarvitsee tapahtuman auttamiseen. Tässä lopullisessa tapauksessa kuukauden tulisi olla vähintään kolme kuukautta. Kirjeen yleisen muodon tulisi olla muodollisen liikekirjan mukainen.
