Tekniset ehdotukset luodaan useista syistä. Osa niistä on kirjoitettu tutkimushankkeiden rahoittamiseen, kun taas toiset ovat vastaus rakennushankkeiden mekaanisten, siviili-, rakennus- ja sähköteknisten palvelujen tarjouksille. Ehdotuspyyntöjä (RFP) tuottavat yksityiset yritykset, valtion virastot ja sotilaalliset sivukonttorit. Insinöörit tai insinööritoimiston henkilökunta luo asiakirjan, joka vastaa RFP: n vaatimuksia, osoittaa insinöörien aiemman samanlaisen työn ja tarjoaa ehdotettuja kustannuksia hankkeen valmistamiseksi.
Lue RFP kokonaan ennen kirjoittamista. Korosta tärkeät alueet, kuten eräpäivä. Keskitytään myös siihen aikaan, joka johtuu siitä, että monet RFP: t sanovat tiettyjä aikoja ja lopulliset pyynnöt, kuten projektin, joka vaatii LEED-sertifiointia.
Kirjoita kirjeenkirja, joka kiittää RFP: n liikkeeseenlaskijaa siitä, että hänellä oli etuoikeus ottaa huomioon suunnitteluprojekti, ja neuvoo, miten yritys voi parhaiten täyttää hankkeen edellyttämät tarpeet. Kannekirjeessä on keskusteltava lyhyesti koko ehdotuksen sisällöstä ja aiempien asiakkaiden tyytyväisyydestä.
Kuvaile insinööritiimin pätevyyttä. Varmista, että kaikki palautukset ovat ajan tasalla ja heijastavat RFP: n pyytämää kokemusta. Jos esimerkiksi RFP vaatii insinöörejä, jotka tuntevat LVI-tekniikan kestävät tekniikat, insinöörien on läpäistävä LEED-tentti ja oltava LEED-akkreditoituja ammattilaisia.
Korosta insinöörien kokemus RFP: n kaltaisista hankkeista. Jos rakennustyömaalla on ympäristöasioita tai laitos on erityinen kuin vankila tai sairaala, ehdotuksen on vastattava insinööritoiminnan asiantuntemusta.
Luo ja sisältää projektikustannuksia ja työaikatauluja, jotka antavat potentiaaliselle asiakkaalle neuvoja siitä, miten suunnittelutiimi käsittelee projektin tehtäviä ja saattaa sen onnistuneesti päätökseen ajoissa ja talousarviossa.
Luo informatiivisia otsikoita kaikista grafiikoista, jotka liitetään ehdotuksen kopioon. Kuvia tulisi käyttää aikaisempien hankkeiden havainnollistamiseen.
Kirjoita johtopäätös. Kuten saatekirjeessä, päätelmänä on aika toistaa, miksi tämä ehdotus olisi valittava voittajaksi.
vinkkejä
-
Käsittele tai lähetä tekninen ehdotus, jossa on jäljitettävä toimitusmuoto, kuten FedEx.
Varoitus
Kannekirje ei saa koskaan olla useampi kuin yksi sivu.
Usein RFP sanelee tarkalleen, kuinka monta sivua voi olla tekninen ehdotus. Lisää sivuja kuin pyydetään, voi tehdä teknisen ehdotuksen heti käyttökelvottomaksi.
