Yritykset kokoontuvat usein tiimiin tietyn tehtävän tai tavoitteen saavuttamiseksi. Hanke etenee useiden vaiheiden läpi ja edistymistä seurataan jatkuvasti. Hankkeita ohjataan vaiheittain, hankkeen määrittelystä hankkeen onnistumisen arviointiin. Määrittely- tai aloitusvaihe alkaa prosessin, jolloin tiimin jäsenet tunnistetaan ja projektipäällikkö valitaan. Suunnitteluvaiheessa asetetaan tavoitteet ja annetaan tehtävät. Seuranta tapahtuu toteutusvaiheen aikana, kun hankkeen työ on suoritettu. Arvioinnin viimeinen vaihe on hankkeen valmistuttua ja arvioidaan, onko tavoitteet saavutettu.
Seurantatiedot
Toteutusvaiheessa, kun projektin todelliset tehtävät ovat käynnissä, on tärkeää seurata tietoja, jotta voidaan seurata, mitä on saavutettu. Projektipäällikkö voi helpottaa projektia kommunikoimalla tiimin jäsenten ja asiakkaiden kanssa. Käy- tön seurannan avulla tiimin johtaja voi varmistaa, että yksittäiset osallistujat pysyvät projektin alkuperäisessä suunnitelmassa ja keskittyvät ennalta määrättyihin tavoitteisiin. Projektipäällikkö ottaa huolellisesti huomioon hankkeen kaikki näkökohdat ja käsittelee mahdollisia ongelmia.
Seurannan seuranta
Ajanhallinnan seurantaa toteuttaa projektipäällikkö varmistaakseen, että määräajat täyttyvät projektin edetessä. Aikatauluja käytetään seuraamaan aikaa, jolloin yksittäiset tiimin jäsenet käyttävät projektin tehtäviä. Tiimin johtaja voi tunnistaa ja ratkaista mahdolliset ajanhallintaongelmat.
Talousarvion seuranta
Hankkeen johtaja toteuttaa kustannusten hallinnan varmistaakseen, että hanke tulee talousarvioon tai sen alle. Hankkeen kustannukset tunnistetaan ja kustannukset hyväksytään ennen oston tekemistä. Projektipäällikkö pitää keskeistä kirjaa kaikista hankkeeseen liittyvistä kustannuksista. Sitten hän voi selvittää, onko kustannukset asianmukaisesti budjetoitu, ja jos ei, anna erityinen hyväksyntä tarvittaviin menoihin.
Laadun seuranta
Jotta projektin edetessä voidaan seurata laatua tehokkaasti, tiimin ja projektipäällikön on laadittava laatua koskevat suuntaviivat ennen toteutusvaihetta. Kun tiimin johtaja tietää, miten laatua mitataan, hän voi ryhtyä toimenpiteisiin, joilla mitataan tiimin tuotoksen laatua, tunnistetaan laatuongelmat ja tehdään tarvittavat parannukset.
