5S-järjestelmä järjestää työpaikan mahdollisimman tehokkaasti, turvallisesti ja tuottavasti. Japanista peräisin oleva 5S matkusti myöhemmin Yhdysvaltoihin ja Eurooppaan, ja jotkut maailman suurimmista valmistusyrityksistä, Toyota mukaan lukien, ovat hyväksyneet. 5S: n peruskäsitteiden ymmärtämiseksi aloitat lyhyen kielten kurssin viidellä japanilaisella sanalla.
Seiri: Lajittele
5S-järjestelmä alkaa seiristä eli sanasta "lajittelu". Työntekijöiden merkki, poista ja säilytä kaikki lattian tuotteet, joita ei tarvita tuotannossa. Työntekijöitä estävät tai hidastavat kohteet siirretään parempaan paikkaan tai poistetaan. Johtajat pitävät kiinni työpaikoille tuotuista uusista tuotteista ja tasapainottavat työkalujen, lisävarusteiden ja koneiden hyödyllisyyttä niiden taipumuksella hidastaa työnkulkua. Tarvittavat työkalut on merkitty ja lajiteltu helposti tunnistettaviksi.
Seiton: Streamline
Seiton-periaatteella tuotannossa tarvittavat tuotteet ja työkalut sijoitetaan, kun ne ovat eniten saatavilla, niiden käytön taajuuden ja luonteen mukaan. Esimerkiksi suojalasit, joita tarvitaan aina hitsaajan ollessa töissä, säilytetään työpöydän helposti ulottuvilla - ei säilytyskaapissa tai -kaapissa. Lattiat on teipattu siten, että ne osoittavat ihmisten ja laitteiden optimaalisen sijainnin, ja työohjeet säilytetään kätevinä - tai lähetetään merkkiin - niin, että työnkulku on selkeä ja looginen.
Seiso: Shine
Seiso tai "kiilto" tarkoittaa työpaikan puhtaana pitämistä, päivittäistä puhdistusistuntoa laitteiden tarkastamiseksi ja ylläpitämiseksi ja alueen optimoimiseksi. Työntekijöillä on erityiset päivittäiset "loistavat" vastuut; kukin vastaa työkalujen ja tarvikkeiden palauttamisesta ja raportoi mahdolliset toimintahäiriöt tai laitteiden ongelmat. Valvojat suorittavat myös päivittäisen tarkastuksen.
Seiketsu: Standardoi
Seiketsun toteuttaminen tarkoittaa kaikkien työntekijöiden tuntemien johdonmukaisten sääntöjen ja menettelyjen luomista ja niiden tuntemista koko organisaatiossa. Järjestelmä toimii parhaiten, jos se koskee kaikkia työntekijöitä yhtenäisesti ja virtaviivaisesti, ja johto on siitä selvästi ilmoittanut. Säännölliset aikataulut ja selkeät tehtävät varmistavat, että kaikki työntekijät tietävät, mitä heiltä odotetaan ja mihin heidän pitäisi pyrkiä parantamaan.
Shitsuke: Sustain
Lopuksi shitsuke tarkoittaa "arviointia" tai "kurinalaisuutta". Tämä vaihe tarkoittaa johdon säännöllistä tarkastusta ja suorituskyvyn arviointia. Virkailijoiden ja koko yrityksen on oltava mukana ohjelmassa ja asetettava esimerkki omasta työstään ja tottumuksistaan 5S-järjestelmän puolustamiseksi. 5S-järjestelmän ylläpitäminen tarkoittaa usein tavata tapaamisia, kouluttaa uusia työntekijöitä, vastustaa aikaisempien tapojen joutumista ja pysyä valppaana järjestelmän toteuttamisessa.
