Monet yritykset laskevat liikkeeseen velkasitoumuksiaan, jotta ne voivat täyttää taloudelliset velvoitteensa. Näihin taloudellisiin velvoitteisiin kuuluvat myyjän maksut, korkomaksut lainanantajille tai valtion verovelat. Ostovelkaosasto vastaanottaa laskun tai tarkistuspyynnön, jota se käyttää varmuuskopioimaan suoritettu maksu. Tarkastukset tarjoavat yrityksille useita etuja.
Paperireitti
Eräs tarkastusten etu on, että sekillä on jäljellä oleva paperirata. Jokainen tarkistus luo paperiasiakirjan, joka kertoo, kuka maksun sai, minkä päivän maksu suoritettiin ja dollarin summa maksusta. Yhtiö voi tarkistaa, milloin tarkistus on poistettu pankista, sekä tietoja siitä, kuka allekirjoitti sekin. Tarkistuksen avulla luotu paperirata mahdollistaa yrityksen säilyttämisen. Jotkut yritykset käyttävät kaksoiskokeet, jotka säilyttävät kopion omasta tietueestaan. Näiden yritysten työntekijät voivat palauttaa aiemmat tarkastukset, kun kysymykset ilmenevät.
turvallisuus
Paperitarkistukset tarjoavat edun postitettujen maksujen lisäämiselle. Vain nimetty vastaanottaja voi esittää paperitarkistuksen maksua varten. Jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta tarkistusta, yritys voi ottaa yhteyttä pankkiin varmistaakseen, kuka esitti sekin. Kaikki poikkeamat voidaan ratkaista suoraan pankin kanssa. Myös jotkut pienyritysten omistajat saattavat harkita myyjien tai lainanantajien maksamista käteisellä. Käteisellä ei anneta kirjallista näyttöä siitä, että maksu on suoritettu, ja jättää yrityksen omistajalle avoimen maksun määrästä.
ohjaus
Paperitarkastukset tarjoavat yritykselle mahdollisuuden hallita suoritettuja maksuja. Ostovelvollisuudessa on useita valvontatoimenpiteitä sen varmistamiseksi, että tarkastukset kirjoitetaan oikeaan vastaanottajalle oikean määrän perusteella. Yksi työntekijä voi valtuuttaa tarkistuksen kirjoittamisen varmuuskopiotietojen tarkistamisen jälkeen. Toinen työntekijä tulostaa tarkistukset. Vanhempi johtaja allekirjoittaa tarkastukset. Tämä antaa kolmelle työntekijälle mahdollisuuden osallistua tarkistusmaksuprosessiin, mikä minimoi virheiden tai petosten mahdollisuuden. Yritykset käyttävät myös ennalta numeroituja tarkastuksia. Ennalta numeroidut tarkastukset antavat yritykselle mahdollisuuden tunnistaa puuttuvat tarkastukset välittömästi ja ryhtyä toimiin estääkseen näiden tarkastusten saamisen.
Kellua
Lopullinen etu tarkastusten käyttöön liittyy uimaan. Float tarkoittaa aikaa, joka kuluu, kun yritys tulostaa sekin, kunnes rahat poistuvat yrityksen pankkitililtä. Monissa tapauksissa uimuri on olemassa vain yhden päivän ajan. Yhtiö saa kuitenkin korkoa kyseisestä ylimääräisestä päivästä ennen kuin sekki on esitetty maksua varten.
