Teknologian jatkuva eteneminen on yksi viimeisimmistä 2000-luvun suuntauksista ollut ns. Paperiton toimisto. Paperiton toimisto ei oikeastaan ole täysin paperiton, vaan käyttää vähiten paperia ja muuntaa mahdollisimman paljon dokumentointia digitaaliseen muotoon. Paperittomassa toimistossa on sekä etuja että haittoja, jotka molemmat olisi otettava huomioon organisaatiossa, joka harkitsee siirtymistä tavanomaisesta kirjanpidosta.
Kompakti ja tehokas
Digitaaliset tiedostot vaativat paljon vähemmän fyysistä tilaa kuin paperitiedostot, ja niitä on paljon helpompi järjestää. Lisäksi arkistoituja digitaalisia tiedostoja on paljon helpompi käyttää kuin arkistoidut paperitiedostot. Digitaaliset tiedostot voidaan jakaa helposti useiden käyttäjien kesken kerralla, ja niitä voi käyttää syrjäisiltä paikoilta, mikä parantaa työn tehokkuutta.
Envionmentally Conscious
Vähemmän paperiarkkeja tarkoittaa vähemmän paperia, jota käytetään kopioihin ja yleiseen kirjanpitoon. Tämä tekijä tekee paperiton toimisto ympäristötietoisemmaksi useimmissa tapauksissa. Online-aikakauslehtien ja muiden julkaisujen osalta digitaalinen julkaiseminen tarkoittaa niiden musteiden poistamista, jotka sisältävät raskasmetalleja, liuottimia ja muita ympäristölle haitallisia aineita.
Ohjelmistoja ja laitteistoja koskevat huolenaiheet
Paperiton toimisto on vain yhtä tehokas kuin ohjelmistojen ja laitteiden tallentaminen, joiden avulla tallennetaan työntekijät. Ohjelmistovirheet ja laitteiden häiriöt voivat aiheuttaa suuria häiriöitä paperittoman toimiston toiminnalle. Myös paperittoman toimiston ohjelmistojen ja laitteistojen ylläpito on huolestuttava; tietotekniikan (IT) henkilöstö tai konsultit ovat usein välttämättömiä sekä teknikot huoltamaan laitteistoa säännöllisesti.
Tietojen syöttövirheet ja oppimiskäyrät
Kuten minkä tahansa siirtymän aikana, siirtyminen paperittomaan toimistoon edellyttää usein oppimiskäyrää, erityisesti toimistoympäristössä, jossa työntekijät eivät jo ole tietokonepohjaisia. Tietojen syöttövirheet voivat olla kalliita ja voivat aiheuttaa suuria ongelmia. Lisäksi tietojen syöttö- ja arkistointivirheet voivat johtaa tietojen virheelliseen luokitteluun, mikä vaikeuttaa tai on mahdotonta löytää niitä myöhemmin.
Turvallisuusongelmat
Digitaaliset tietueet voivat olla alttiita luvattomalle pääsylle joko hakkeroimalla tai henkilöstön löyhällä suojauksella. Erityisesti arkaluonteisten oikeudellisten ja lääketieteellisten tietojen perusteella tietojen menetys voi aiheuttaa merkittävän vastuun asianomaiselle yritykselle, varsinkin jos huolimattomuus liittyy. Digitaalisten tietueiden hävittäminen on erityisen vaikea, erityisesti jaetussa verkkoympäristössä. Tiedoston yksinkertainen poistaminen ei poista kokonaan digitaalista tietuetta, kuten asiakirjan heittäminen roskakoriin ei estä jotakuta toista hakemasta paperia myöhemmin.
