Liiketoiminnan siirtäminen voi olla jännittävä mutta stressaava aika. Sujuvan siirtymisen varmistamiseksi hanki työntekijälle osto prosessiin, tee yksityiskohtaisia suunnitelmia ja aikatauluja ja ennakoi jonkin verran viivästyksiä ja liiketoiminnan hidastumista.
Kommunikoi siirtymästä
Anna työntekijöille etukäteen ilmoitus liikkumisesta ja siitä, mitä se merkitsee yritykselle, asiakkaille ja toimittajille sekä henkilöstölle ja heidän perheilleen. Pitkän matkan siirtymisellä voi olla suuri vaikutus työntekijöihin, varsinkin jos heidän on muutettava työmatkojaan tai muutettava lastenhoitorutiiniaan tai kotitalouksien aikataulujaan. Anna aikataulu liikkumiseen, joka sisältää tärkeimmät päivämäärät, kuten silloin, kun asiakkaille ilmoitetaan, kun henkilökohtaiset materiaalit olisi pakattava ja kun fyysinen siirto tapahtuu.
Osallistu henkilöstöön
Osallistu liikkuviin työntekijöihin luomalla henkilöstökomiteoita tai osastoyhteyksiä, jotka vastaavat liikkeen eri näkökohtien järjestämisestä. Anna työntekijöille kysyä kysymyksiä, puhua huolenaiheista ja ehdottaa tapoja minimoida seisokkeja tai keskeyttää työ- ja liiketoimintatoiminnot. Tee uudelleensijoittaminen tuntuu pikemminkin seikkailusta kuin stressistä korostamalla positiivisia näkökohtia, kuten enemmän tilaa kaikille tai mahdollisuutta saada tietoa toimiston ulkoasusta ja suunnittelusta.
Kehitetään organisaatiojärjestelmä
Kannustakaa työntekijöitä käyttämään siirtoa tilaisuutena puhdistaa kotelonsa tai toimistonsa, lopettaa tiedostoja ja järjestää paremmin. Koordinoi siirtoa osoittamalla osastoja, joilla on värikoodit ja työntekijät, joilla on tunnistenumerot, jotta ne voivat pakata ja merkitä toimistolaitteita, huonekaluja, tarvikkeita, tiedostoja ja muita siirrettäviä kohteita. Vaadi, että työntekijät pakataan ja kuljettavat henkilökohtaisia esineitä, kuten valokuvia, palkintoja ja toimiston sisustusta ennen toimiston siirtymistä turvallisuuden varmistamiseksi.
Varmista IT-siirtyminen
Vaikka toimistosiirron aikana odotetaan jonkin verran seisokkeja, tee kaikkensa, jotta toimistotarvikkeet ja tietotekniikka ovat käytössä ja toimivat ensimmäisenä päivänä uudessa toimistossa. Tämä antaa henkilökunnalle mahdollisuuden pitää yhteyttä asiakkaisiin ja muihin sidosryhmiin, käyttää sähköpostia ja tuntea olonsa yhteydessä, kun he joutuvat asumaan uuteen tilaan. Valmistaudu mahdollisiin häiriöihin siirron aikana työntämällä takaisin keskeiset määräajat tai laajentamalla projektien aikatauluja työntekijöiden stressin vähentämiseksi. Lähetä ilmoitus sivustossasi ja toimistosi ääniviestitallenteessa, jonka avulla asiakkaat tietävät, että olet siirtymävaiheessa, joten voit ylläpitää korkeaa asiakaspalvelua.
Pitkän matkan siirrot
Jos siirrät toimistojasi merkittävälle etäisyydelle, jotkut työntekijät saattavat joutua valitsemaan oman kotitalouden siirtämisen tai uuden työpaikan löytämisen. Jos näin on, toimita mahdollisimman paljon ennakkoilmoitusta ja auta työntekijöitä tekemästään päätöksestä. Esimerkiksi työntekijöille, jotka ovat halukkaita siirtymään, antamaan viittauksia kiinteistöalan ammattilaisille, jotka ovat erikoistuneet yrityssijoituksiin. Jos työntekijä ei voi tehdä muutosta, tee suosituksia uusista tehtävistä soittamalla kollegojen suosikkeja.
