Työpäivän aikana työntekijät seuraavat useita prosesseja tavoitteidensa saavuttamiseksi. Nämä tavoitteet vaihtelevat sijainnin mukaan ja sisältävät sellaisia tehtäviä kuin päiväkirjamerkintöjen tallentaminen, asiakkaiden kyselyihin vastaaminen tai tietokoneen ongelmien vianmääritys. Kukin osasto pyrkii eri tavoitteisiin ja käyttää erilaisia prosesseja näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Joillakin yrityksillä ei ole aikaa tarkkaan tarkistaa käyttämiään liiketoimintaprosesseja. Yrityksen prosessien kirjoittaminen tarjoaa kuitenkin lukuisia etuja yritykselle. Kun yritys dokumentoi liiketoimintaprosessejaan, se luo yksityiskohtaiset vaiheet, joilla se voi ohjata nykyisiä työntekijöitä ja kouluttaa uusia työntekijöitä.
Kirjoita liiketoimintaprosessin tavoite. Tässä lausunnossa luetellaan syyt ja tärkeys kuvatun prosessin seuraamiseksi. Kun kehität tavoitettasi, mieti, miksi työntekijöiden on seurattava prosessia ja kysyttävä johdolta, mitä prosessin seurauksena pitäisi olla; Tavoitteesi pitäisi välittää nämä käsitykset.
Tunnista jokainen vaihe, joka tapahtuu koko prosessin ajan, ja kirjoita jokainen vaihe ulos yhdeksi lauseeksi.
Tarkista jokainen vaihe määrittääksesi, lisääkö se prosessin loppuun saattamista tai käyttää resursseja lisäämättä arvoa. Poista ne vaiheet, jotka eivät edistä tavoitetta.
Tunnista ja luetellaan tehtävät, jotka ovat tarpeen kunkin vaiheen suorittamiseksi. Sisällytä tiedot resursseista, joita tarvitaan vaiheen loppuunsaattamiseen ja näiden resurssien hankkimiseen. Kirjoita jokainen yksityiskohta siinä järjestyksessä, missä se on suoritettava.
Piirrä vuokaavio. Jotkut työntekijät oppivat lisää näkemällä prosessin visuaalisen kaavion kuin käsittelyn vaiheet. Sisällytä jokainen vaihe ja yksityiskohdat, jotka on kirjoitettu prosessikaavioon.
Voit tarkistaa kaikki menetetyt vaiheet tarkistamalla koko prosessin. Kun olet luonut alustavan liiketoimintaprosessin, lue asiakirja alusta alkaen. Harjoittele jokaista vaihetta sekä visuaalisesti että fyysisesti varmistaaksesi, että kaikki tarvittavat vaiheet ovat mukana. Kun olet päätellyt, että liiketoimintaprosessi on valmis, tulosta asiakirjasta lopullinen kopio.
vinkkejä
-
Oletetaan, että työntekijä, joka lukee liiketoimintaprosessia, ei tunne etukäteen yritystä tai sen resursseja ja sisältää kokeneelle työntekijälle ilmeisiä vaiheita, koska nämä vaiheet eivät välttämättä ole ilmeisiä kokeneelle työntekijälle.
Luo liiketoimintaprosessidokumentti tekstinkäsittelyohjelmistolla. Näin voit tehdä helposti muutoksia liiketoimintaprosessin kehittyessä.
