Sisäisen valvonnan ja prosessien dokumentointi voi olla haastavaa. Monimutkaiset prosessit esitetään helposti ymmärrettävässä tyylissä, eikä se ole yksinkertainen tehtävä. Sinun täytyy olla erinomaiset kommunikointitaidot, sekä suulliset että kirjalliset, hyvään työhön. Hyvien asiakirjojen luominen edellyttää työntekijöiden haastattelua, havaintoja, arviointia ja organisaatiota. Tärkeä näkökohta dokumentoinnin luomisessa on mahdollistaa muutosten tekeminen myöhemmin. Prosessit muuttuvat ja sen seurauksena asiakirjojen on myös muututtava.
Haastattele työntekijöitä. Tämä on ensimmäinen askel tässä prosessissa. Älä tee oletuksia ja kysy kysymyksiä tarkistaaksesi ymmärrystäsi. Pyydä työntekijöitä osoittamaan, mitä he puhuvat. Jos joku tarvitsee hyväksyä paperin, pyydä näkemään tämä paperi. Jotkut haluavat käyttää nauhuria ja sitten ne kirjoittavat tiedot. Tämä voi olla hyvä idea, jos joku puhuu ja näyttää prosessin samanaikaisesti paljon yksityiskohtia. "Näytä ja kerro" on tapa edetä.
Tarkkaile ympäristöäsi. Jos prosessiin liittyy esimerkiksi laskujen tarkistaminen pyyntöjen tarkistamiseksi, huomaa, että tämä tapahtuu tosiasiallisesti. Monta kertaa ihmiset kertovat teille oikean tavan tehdä tietty prosessi, mutta se ei tarkoita sitä, että se on tapa, jolla sitä tehdään. Koska dokumentoit todellisuuden, prosessin tarkkailu voi olla arvokasta lisätä hyviä tietoja, jotka eivät ole ilmeisiä haastattelun aikana. Katsokaa täyttökaappeja ja huomaa, mitä papereita ihmisillä on pöytiinsä.
Arvioi prosessin tehokkuus dokumentoimalla se. Jos näet prosesseja, jotka eivät toimi tai suoritetaan kahdesti, tee merkintä siitä. Tämä on paras tapa lisätä lisäarvoa työn dokumentointiprosesseihin. Kun arvioit prosessia, tarkastelet sitä objektiivisesti ja voit tehdä ehdotuksia parannuksiksi. Varmista, että noudatat protokollaa, kun annat suosituksia. Muista: jos prosessien muutokset johtuvat suosituksista, sinun on dokumentoitava parannetut prosessit - ei vain vanha.
Tiedostojen dokumentointi sideaineissa ja online-kansioissa. Mallit standardoimalla dokumentaatiot auttavat pitämään sen helposti luettavissa. Jokaisella sideaineella tai kansiolla tulisi olla indeksi, jossa on tietoa alueesta. Esimerkiksi, sinulla voisi olla sideaine, joka koskee maksullisia tilejä, joissa voit toimittaa kertomuksia ja vuokaavioita, jotka dokumentoivat prosessin. Sinulla voi olla toinen sidosaine Payrollista ja vielä toinen saamisista. Asiakirjojen erottaminen prosesseista voi auttaa käyttäjiä löytämään tietoja. Samalla organisaatiolla on kaikki sideaineet, jotka koskevat asiakirjojen järjestystä, edessä olevaa taulukkoa jne. Tämä on erittäin tärkeää, kun muutoksia on tehtävä ja tietty kohta on löydettävä nopeasti.
vinkkejä
-
Käytä Wordia tai muuta ohjelmaa dokumenttien luomiseen.
Harkitse toimialallesi liittyvää dokumentointiohjelmistoa, joka voi säästää aikaa kirjallisesti ja järjestämällä. Harkitse selkeyttä selkeästi. Voit myös harkita kertomuksia ja vuokaavioita
Muita näkökohtia ovat: Kirjoita lyhyitä lauseita ja välttää passiivista ääntä; älä koristele sitä tai merkitse tuomioita. Älä esimerkiksi kirjoita mukavasta vastaanottovirkailijasta. Kirjoita vastaanottovirkailijasta. Älä käytä henkilöiden todellisia nimiä - käytä aina sijainnin nimiä ja pidä ne yhdenmukaisina koko dokumentaation; sinulla on johtaja tai esimies, joka lukee dokumentaatiosi ja varmista, että se on oikein; ja pidä huolta asiakirjojen luottamuksellisista tiedoista. Älä näytä esimerkkejä tarkistus allekirjoituksista tai näytä siinä luottamuksellisia tietoja.
Varoitus
Ole tietoinen asiakirjojen käyttäjistä. Niihin voi sisältyä paitsi sisäisiä ihmisiä, myös tilintarkastajia ja muita sidosryhmiä. Tämä näkyy hyvin. Varmista siis, että teoksessasi ei ole kiusallista kielioppia tai kirjoitusvirheitä.
