Yhteydenpito työntekijöiden kanssa on yksi johtajan haasteista. Toisin kuin henkilökohtainen keskustelu, jossa viesti voidaan räätälöidä vastaanottavalle henkilölle, kun puhut työntekijöille kokonaisuudessaan, sinun on puhuttava kaikille sopivaan tyyliin. Tämä voi olla erityisen vaikeaa, kun kirjoitat negatiivista muistioa, joka on kriittinen tai joka tuottaa huonoja uutisia. Tällaisen ohjeen jättäminen edellyttää, että johtaja on suora, mutta myös taktinen. Tavoitteena tulisi olla kannustaa työntekijöitä muuttamaan toimintaansa aiheuttamatta huonoja tunteita.
Toimita huono uutinen ensin. Kun kirjoitat negatiivista muistioa, on yleensä parasta päästä huonoihin uutisiin heti. Merkittävän määrän lyijyjen lisääminen viestiin sisältää useita haittapuolia: ensinnäkin se voi tehdä sen kuulostavaksi, koska olet pysähtynyt; toiseksi jotkut työntekijät saattavat lopettaa lukemisen ennen muistiinpanoa; ja kolmanneksi, jos viesti on ennakoitu, monet työntekijät ohittavat käyttöönoton. Tämän jakson sävy on selkeä, ja tosiasiat on esitettävä selkeästi. Yritä välttää vihaa tai liiallista negatiivisuutta.
Tarjoa rohkaisua. Kun olet asettanut huonot uutiset, siirrä muistion sävy ja tarkennus niin, että se on hieman optimistisempi. Jos kirjeesi on ollut kriittinen, tarjoa kiitosta ja rohkaisua. Jos olet antanut epämiellyttäviä uutisia, korosta positiivinen. Tehtäväsi johtajan tehtävänä on johtaa, tehtävää, joka ei ole koskaan tärkeämpää kuin vaikeuksissa.
Esitä ratkaisu. Yksi ongelmista, joita työntekijät kohtaavat usein, kun he saavat negatiivista muistioa, eivät ole tiedossa, mihin toimiin heidän esimiehensä haluaa ottaa nyt. Kirjeen kolmannessa ja viimeisessä osassa esitetään selkeä toimintatapa, jota työntekijät voivat toteuttaa tilanteen parantamiseksi. Tämän ohjeen tulisi antaa työntekijöille selkeät vaiheet ja ne olisi annettava optimistisesti.
Lue se ääneen. Ennen kuin lähetät muistion, sinun pitäisi katsoa se uudelleen ja lukea se ääneen. Lue se ensin ääneen itsellesi ja sitten ainakin yhdelle muulle henkilölle, joka voi antaa palautetta. Kuuntele tarkasti omia sanojasi ja yritä kuulla kieliä, jotka saattavat olla väärin. Kun olet tehnyt nämä korjaukset, kirjeen tulee olla kieliopin, välimerkin ja oikeinkirjoituksen oikoluku - näyttää työntekijöillesi, että kirjoitit kirjeen huolellisesti.
