Uuden työntekijän muistion tarkoituksena on ilmoittaa organisaation henkilökunnalle uudesta tulokkaasta. Lähetä tällainen muistio useita päiviä ennen uuden työntekijän saapumista ja tarjoa riittävästi tietoa valmistellakseen henkilöstöä tervetulleeksi uuteen henkilöön ja avustamaan hänen sujuvaa integroitumistaan yritykseen. Muistio voidaan lähettää sähköpostitse tai paperikopiona.
Osoita muistio kaikille organisaation henkilökunnalle. Myös henkilöstöstä, joka ei toimi suoraan henkilön kanssa, tulisi kertoa uudesta vuokrasta.
Esittele työntekijä nimen perusteella ja ilmoitti aloituspäivän. Sisällytä joitakin taustatietoja, kuten se, missä henkilö työskenteli aikaisemmin ja millä tavalla. Jos henkilö tekee maantieteellisen siirron työn tekemiseen, on myös hyvä huomata tämä.
Kuvaile työnimike ja vastuut, jotka tämä henkilö ottaa. Jos henkilö korvaa jonkun, joka lähti, nimeä täyttänyt asema. Jos se on uusi paikka, selitä lyhyesti sijainnin perustelut ja / tai prosessi.Sisällytä henkilön työn yhteystiedot, kuten puhelimen laajennus ja sähköpostiosoite.
Nimeä henkilö, joka auttaa uuden työntekijän suuntautumisessa. Järjestelmästä riippuen tätä roolia voidaan kutsua mentoriksi tai kaveriksi. Kannusta henkilökuntaa auttamaan henkilöä tutustumalla menettelyihin, tiloihin ja laitteisiin.
Pyydä henkilöstön jäseniä osallistumaan uuden työntekijän viralliseen tervehdyskokoukseen, jos se on suunniteltu. Vaihtoehtoisesti voit kannustaa työntekijöitä esitellä itsensä pian henkilön saapumisen jälkeen.
