Tietäen, milloin kirjoittaa virallisen liikekirjan tai yritystiedon, voi tulla helposti ihmisille, jotka välittävät viestejä eri muodoissa; kuitenkin on useita tekijöitä, joita on syytä harkita välineitä valittaessa. Tekijöitä, kuten tarkoituksenmukaisuutta, muodollisuutta, luottamuksellisuutta ja jopa vastaanottajan sijaintia tai asemaa, tulee harkita, kun teet päätöksen kirjoittaa.
Ensisijainen ero
Ensimmäinen asia, joka erottaa liikekirjan yrityksen sähköpostiviestistä, on se, että kirjaa pidetään yleensä paperikopiona, ja yrityksen sähköpostiviesti on pehmeä kopio - sähköinen viesti. Kun olet kirjoittanut liikekirjan, tulostat sen, sinetät sen kirjekuoressa, kiinnittävät postimaksut ja käytät palvelua, kuten Yhdysvaltain postipalvelua tai yön yli -toimitusyritystä, lähettämään kirjeen vastaanottajalle. Toisaalta yritysviesti koostuu yleensä myös tietokoneesta tai sähköisestä välineestä, mutta se lähetetään sähköisesti vastaanottajalle muutamassa sekunnissa.
Toimituksen ajoitus
Nopeasti liikekirje saapuu yleensä sen päivän jälkeen, kun olet lähettänyt sen etanapostin tai toimituspalvelun, kuten FedExin, kautta. Jos tarvitset kirjeen saapumiseen aikaisemmin, voit vuokrata kuriirin samana päivänä. Saat kustannuksia jommallakummalla vaihtoehdolla - joko postimerkillä tai toimitusmaksulla. Jos haluat kiireellisen viestin saapuvan välittömästi, paras vaihtoehto on lähettää yrityksen sähköposti. Palomuuri on vain pieni este, joka saattaa viivästyttää toimitusta, mutta jopa silloin viive on käytännössä epäolennainen.
Liiketoimintaviestinnän sisältö
Jos kirjoitat virallista viestintää, on todennäköistä, että haluat välittää viestisi kirjeessä. Jos esimerkiksi kirjoitat sopimukseen liittyvästä asiasta, on viisasta saada kopio kirjeenvaihdostasi. Haittapuolena on, että paperinpalat voivat kadota, ja yritysviesti voi jäädä sähköiseen kansioon ikuisesti. Yrityksen sähköpostiviesti voi välittää saman viestin, mutta jos se on vakava asia, yrityksen sähköpostiviestiä pidetään usein vähemmän muodollisena kuin liikekirjeenä. Jos tiedonsiirto edellyttää musteen allekirjoitusta, et voi tietenkään allekirjoittaa yrityksen sähköpostiviestiä musteella. Voit kuitenkin liittää sähköisen tai digitaalisen allekirjoituksen sähköpostiviestiin.
Letter Versus Email Format
Pohjois-Michiganin yliopiston kirjoittamiskeskuksen mukaan yleisesti käytetty muoto yritysten kirjeille on lohkotyyli. Jokainen kirjaimen osa on samassa tasossa kuin perinteinen lohkotyyli. Muutettu lohko sijoittaa sulkemisen ja allekirjoituksen kirjaimen alareunan keskiosaan; puolilohkomuoto tarkoittaa, että kappaleet on upotettu. Jos kirjoitat yrityksen sähköpostiviestiä, on helppo kopioida perinteistä lohkomuotoa kirjoittamalla tervehdys-, kehon- ja sulkemisen tervehdys tasaisesti vasemman marginaalin kanssa, koska jos siirryt kohtaan kappaleiden luetelmakohdat ja sulkemisen tervehdykset, muoto saattaa näyttää outolta, riippuen sen näytön tai näytön koosta, josta vastaanottaja lukee viestinnän.
Luottamuksellisuuden säilyttäminen
Voit käyttää vesileimaa kovalevylle osoittamaan "Luottamuksellinen" tai voit merkitä yrityksen sähköpostiviestin Salassa pidettävä napsauttamalla jotakin sähköpostiohjelmasi tarjoamista vaihtoehdoista. Ei liikekirje eikä liikesähköpostiosoite voi taata absoluuttista luottamuksellisuutta, koska vastaanottaja voi kopioida kirjeen tai yksinkertaisesti lähettää sähköpostiviestin jollekin, joka ei ollut tietoinen ensimmäisestä viestinnästä. Molemmissa tapauksissa sinun on luotettava vastaanottajan eheyteen ylläpitääkseen kirjeenvaihtosi luottamuksellisuuden.
Tila voi tehdä eron
Suoraan raporttiin kirjoittava esimies käyttää todennäköisesti sähköpostitse epävirallisen viestin välittämistä, kuten ilmoitusta siitä, että hän on poissa toimistosta. Hänen ei tarvitse antaa henkilöstölleen virallista kirjettä tällaisesta rutiinisesta kirjeenvaihdosta. Toisaalta, jos hän välittää politiikkadirektiiviä tai antaa kiitosta tai kurinpitotoimia, paperi voi olla edullinen muoto, ja jos yritys ylläpitää paperitietoja. Paperittomien toimistojen tapauksessa yrityksen sähköposti on vaadittu viestintämuoto aiheesta riippumatta. Toisessa tapauksessa, jos suorassa raportissa kirjoitetaan esimiehelleen tarjouskilpailun eroaminen, kädessä toimiva liikekirje avaa oven lyhyelle keskustelulle (jos halutaan) siitä syystä, miksi hän eroaa, koska kirje ei välttämättä sisällä tällaisia tietoja.
