Monet ihmiset eivät lue ohjeita, paitsi viimeisenä keinona. Kun ihmiset lukevat ne, ne ovat hyödyllisiä vain, jos ne on kirjoitettu selkeällä, ytimekkäällä kielellä. Kun ymmärrät yleisösi, olet valmis valmistautumaan esittelyyn, jota seuraa ohjeet.
Tutki yleisösi
Ohjeissa kerrotaan tavallisesti lukijalle, miten tehdä, rakentaa, käyttää tai ylläpitää tuotetta tai menettelyä. Ensinnäkin, tarkista kohdeyleisösi tietää, kuinka hyvin he ymmärtävät aiheen. Jos esimerkiksi kirjoitat ohjeita uusille palkkauksille, ne on kirjoitettava yksinkertaisella kielellä, kun taas ylimmän johdon ohjeet voivat sisältää enemmän alan lingoa. Käytä lukijoille sopivaa kieltä ja sisällyttäkää niin monta yksityiskohtaa kuin ne ovat tarpeen tehtävän suorittamiseksi.
Luo esittely
Usein lukijat ohittavat kertomuksen ja siirtyvät oikealle ohjeisiin. Yksi tapa auttaa lukijoita siirtymään esittelyjen kautta on kirjoittaa selitys tai syy ohjeisiin numeroidussa luettelossa kappalemuodon sijaan. Lukijat tarkastelevat luetteloa todennäköisemmin. Sisällytä ohjeiden tarkoitus, kenen pitäisi lukea asiakirja ja mitä se sisältää, kukin erillisen otsikon alla. Tämä esittely antaa myös lukijoille aavistuksen siitä, mitä ei käsitellä.
Käytä aktiivista ääntä
Pidättäydy käyttämästä passiivista ääntä, kuten ”Valkoinen johto tulee liittää pistokkeeseen A.” Sen sijaan kirjoita ohjeet käskyiksi, jotka vaativat aktiivista ääntä, kuten ”Aseta valkoinen johto pistokkeeseen A.” Kirjoitatko luettelon, kertomus tai vihko, hajottaa pitkät lauseet useilla vaiheilla lyhyiksi ohjeiksi, jotka on lueteltu otsikoissa. Hajota lauseet, jotka sisältävät sanan "ja" lyhyempiin erillisiin lauseisiin. Kirjoita sen sijaan, että kirjoitettaisiin "Kaapeli olisi liitettävä ja sijoitettava punaiseen pistorasiaan", kirjoita kaksi lauseita, jotka alkavat toimintaväleistä, kuten "Kytke kaapeli. Aseta liitetty kaapeli punaiseen pistorasiaan. ”Selkeä, rohkea otsikko voisi sanoa jotain, kuten“ Hook Up the Wires ”.
Erilliset toimet selittävistä tiedoista
Hyvin usein ohjeet tarvitsevat myös selityksiä. Kirjoita selittäviä kommentteja kahdella tavalla. Lihavoi todelliset ohjeet niin, että ne erottuvat toisistaan, tai antakaa selityksiä erilliseen sarakkeeseen. Yksi taktiikka on sijoittaa vaiheet dokumentin toiselle puolelle, selitykset lyhyessä kappaleessa vierekkäiseen sarakkeeseen. Toinen, tehokkaampi tapa on rohkaista todelliset ohjeet ja suorittaa vaihe kirjoittamalla selitys. Esimerkiksi “Paina punaista painiketta kolmen sekunnin ajan (lihavoitu). Näin valo aktivoituu. ”
