Talousarvion kokoukset ovat tärkeitä, koska niiden avulla voit esitellä esimiehellesi tai esimiehellesi, missä hankkeen budjetti on. Kokouksessa voit keskustella mahdollisista korotuksista tai vähennyksistä varattuun budjettiin ja ehdottaa tapoja vähentää kustannuksia budjettisi pitämiseksi. Talousarvion kokouksissa voit myös vedota tapauksessasi hankkeen tai työn rahoittamiseen. Kokonaisbudjettikokouksissa määritetään, miten osasto tai yritys tekee taloudellista toimintaa, ja asettaa tavoitteita ja rajoituksia rahan hallitsemiseksi ja kannattavuuden säilyttämiseksi. Budjettikokouksen perustaminen on suhteellisen helppoa.
Tarvittavat kohteet
-
Konferenssi- tai kokoushuone
-
Sähköpostipalvelu
Määritä, kenen pitäisi osallistua budjettikokoukseen. Tyypillisesti sinun pitäisi kutsua yrityksen talousjohtaja, talousjohtaja tai muu henkilö taloushallinnosta vastaavaan johtoryhmään. Jos työskentelet suuremmassa yrityksessä, kutsu toimistosi henkilö, joka hallinnoi rahaa, kuten rekisterinpitäjä tai kirjanpito-osaston johtaja. Sinun pitäisi myös kutsua pomosi, projektipäällikkö ja muut korkean tason työntekijät, jotka ovat yhteydessä projektiin tai osastoon.
Tarkista kaikkien kutsumiesi kokousten aikataulut. Etsi yhteisiä aukkoja, kun jokaisen on määrä olla kaupungissa ja toimistossa. Jotkin toimistotyökalut, kuten Microsoft Outlook, mahdollistavat muiden työtovereiden aikataulujen ja saatavuuden.Jos et pääse kaikkien aikatauluihin, kysy heidän avustajiltaan tai itseltään itseltään, mitä heidän tulevan saatavuutensa näyttää.
Valitse kokouksen kesto, kuten 30 tai 60 minuuttia. Anna riittävästi aikaa esitellä budjettitietoja ja jättää tilaa kysymyksille ja keskusteluajalle. Jos luulet, että se vie tunnin tuntemaan budjettitiedot, valitse kesto 90 minuuttia, jotta saat lisää aikaa.
Valitse päivä ja aika kokoukselle sen mukaan, milloin kaikki ovat käytettävissä ja kokouksen kesto. Jos kokous kestää 90 minuuttia, valitse ensimmäinen 90 minuutin aikaväli, kun kaikki ovat käytettävissä.
Lähetä kokouspyyntöilmoitus sähköpostitse ja pyydä kaikkia vastaanottajia vastaamaan ilmoittamaan, hyväksyvätkö he kokouspyynnön tai eivät pysty siihen. Tai määritä tapaaminen vanhanaikaisella tavalla varaamalla se henkilökohtaisesti tai osanottajan avustajan kautta. Kun pyydät kokousta joko henkilökohtaisesti tai sähköpostitse, anna lyhyesti yhteenveto kokouksen esityslistasta: budjettileikkaukset, talousraportit, budjettitila ja niin edelleen.
Päivitä kokous, jos ihmiset, joiden on oltava siellä, eivät pysty osallistumaan. Valitse seuraava käytettävissä oleva paikka, kun rahoitusvalvojat ja muut tarvittavat henkilöt ovat käytettävissä kokouksen suunniteltua kestoa varten.
Muistuta kaikkia osallistujia tulevasta kokouksesta kyseisellä viikolla tai aamulla. Jos lähetit kokouspyynnön sähköpostitse, ohjelmisto saattaa muistuttaa osallistujia automaattisesti sähköisestä ilmoituksesta.
vinkkejä
-
Aseta toistuvat budjettikokoukset tavata samoja ihmisiä joka kuukausi tai viikko keskustelemaan hankkeiden tai osastojen talousarvioista.
