Tapahtuman sävyyn voi vaikuttaa muodollista yritystilaisuutta koskevan kutsun sanamuoto ja tyyli, kuten tuoteseloste, lääketieteellinen konferenssi tai toimeenpanevan komitean kokous. Tapahtuman erottamiskyvyn ja vierasluettelon yksinoikeuden välittäminen voi saada vastaanottajat osallistumaan.
Kirjoita kutsu ensimmäiselle henkilölle, koska se tulee tapahtuman isännältä. Lyijy, jolla on vahva avaaja, joka esittää esityksen luonteen. Esimerkiksi tämä voisi sanoa: "Olisin kunnioitettu, jos osallistut uusimpien keinotekoisten älykkyystuotteiden paljastamiseen."
Mukauta kutsuja vastaanottajalle. Lisää heidän nimensä tervehdykseen. Esimerkiksi ”Hyvä Dr. Klein.” Ilmoita, että arvo, jossa vastaanottaja osallistuu esitykseen, kuten ”Kun otetaan huomioon kehittynyt työsi luonnollisessa kielenkäsittelyssä, tuotekehitystyöryhmämme olisi innoissaan kuullessasi asiantuntijalausuntoamme uudesta ohjelmistostamme kehityksestä.”
Kuvaile esityksen sisältöä. Esimerkiksi: ”Tuotekehitystiimimme toimitusjohtaja Tom Harris kertoo lyhyesti uusimmasta teknologisesta tutkimuksestamme. Jälkeenpäin paljastamme kolme viimeisintä kuluttajatuotettamme, jotka on kehitetty tutkimustuloksemme perusteella. ”
Mainitse mahdolliset virvokkeet, ruokailutila tai viihde. Esimerkiksi ”cocktail-vastaanotto seuraa esitystä.”
Selitä tapahtumalle sopiva pukeutumiskoodi, kuten liike-elämän ammattilainen tai liiketoiminnan virallinen vaatetus.
Pyydä vastaanottajaa RSVP: hen tietyllä päivämäärällä, yleensä 2–4 viikkoa ennen esitystä.Tarjoa yhteystiedot ja haluamasi menetelmä, johon heidän olisi vastattava, esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostitse.
Sulje kutsu ilmaisemalla toivon, että kutsutut henkilöt osallistuvat ja odotat innolla häntä. Pyydä isäntä allekirjoittamaan kutsu.
vinkkejä
-
Tulosta yrityskirjojen kutsut ammattimaiselle ulkoasulle. Suorita kirjekuoret tulostimen läpi, mikäli mahdollista, mikä tuottaa enemmän kiillotettua ulkoasua kuin osoitetarrat.
