Varainhankintatapahtumat kulkevat pienistä yhteiskunnista ja teemavaltaisista julkisista tapahtumista. Mukaan P. Burke Keegan, tekijä "Varainhankinta Nonprofits", ennen tapahtuman suunnittelua, sinun täytyy pystyä tunnistamaan 50 prosenttia osallistujistasi pienelle yksityiselle keräämiselle. Eräs ylivoimainen, 35 prosenttia tekee, hän sanoo. Vaikka artikkelissa julkaistu ilmoitus vie kaikki tulijat julkiseen tapahtumaan puistossa, korkeat taloudelliset sitoumukset tai rajoitettu vierasluettelo edellyttävät henkilökohtaista kutsua tämän ydinryhmän osallistumisen varmistamiseksi.
Valitse muoto. Varaa yksityiskohtaisia monisivuisia kirjeitä mahdollisille tapahtumien sponsoreille tai suurille avunantajille. Varsinainen vieraslista yksilön tai parin läsnäolo tapahtumassa on ensisijainen tavoite. Valitse tulostettu tai kaiverrettu yksiosainen kortti kaikkein muodollisimpia tapahtumia varten. Satunnaisille puvutapahtumille riittää painettu kirje.
Avaa kutsu tervehdyksen tai ilmoituksen mukaan. Osoita kirje, jossa kutsu käytät henkilön sosiaalista otsikkoa, kuten tohtori, herra, rouva tai miss. Laajenna kutsu organisaation puolesta. Jos kutsu ei ole henkilökohtainen, hylkää henkilökohtainen osoite ja aloita organisaation viestistä. Esimerkiksi "Widget Collectorin säätiö toivottaa sinut tervetulleeksi osallistumaan Gala Under the Starsin."
Selvitä tapahtuman tiedot. Määritä tapahtuman muoto ja tarkoitus, esimerkiksi: "Virallinen illallinen, josta on hyötyä WCF: n Outreach-ohjelmalle." Soita vastaanottajalle uutisia siitä, että julkkis osallistuu seremonioiden päälliköksi tai pääpuhujaksi.
Sisällytä aika, päivämäärä ja sijainti. Pyydä osallistujia vastaamaan tiettyyn vapaaehtois- tai hyväntekeväisyyshenkilöön tai tiettyyn sähköpostiosoitteeseen.
Luettelo rekisteröintimaksusta. Ilmoitetaan, onko se arvioitu yksilöä, puoluetta, taulukkoa tai ryhmää kohden. Ilmoita alennukset, jotka on arvioitu edistyneelle lipunmyynnille.
Lisää tapahtumapaikan päänumero siten, että kadonneita osallistujia voi selventää tapahtuman päivän ohjeita. Selvitä numeron tarkoitus. Kirjoita esimerkiksi "Vain ohjeita varten". Vaihtoehtoisesti voit tulostaa pienen kartan kirjaimen kääntöpuolelle tai sisällyttää siihen pienen karttasisällön kutsukorttiin.
Sulje koukku. Ralli kutsuu osallistumaan viimeiseen kanneperusteeseen. Muistuta heille, miksi tapahtuma on tärkeä. Esimerkiksi "Pelastakaa koirat Orange County yhdessä."
