Valmis oikeus, mittarilomakkeiden maksut voivat olla yrityksille verovähennyksiä, jotka eivät kuulu työntekijän verotettavaan tuloon. Saavuttaakseen tämän suotuisan verokohtelun yritysten ja työntekijöiden on kuitenkin noudatettava muutamia sisäisen tulopalvelun ohjeita. Työntekijät, jotka eivät ole täysin maksaneet mittarilukuja, voivat vähentää vähennysosuuden erilaisena vähennyksenä.
Vähennyskelpoiset ajokilometrit
Työnantajat eivät ole oikeudellisesti velvollisia korvaamaan työntekijöille aiheutuneita mittarilukuja. Monet päättävät kuitenkin tehdä niin, koska liiketoimintakustannukset voidaan vähentää verotuksessa. Jotta yritys voi vaatia mittarilukemaa verovähennyksenä, sen on säilytettävä asiakirjat kaikista kustannuksista, jotka se korvaa ajo-olosuhteissa. Esimerkiksi työntekijän, joka haluaa työmatkalla ostetun kaasun korvaamisen, on toimitettava kaasun vastaanotto korvauksen saamiseksi. Työntekijöitä ei myöskään voida korvata kilometreistä, jotka ovat osa heidän normaalia työmatkaansa.
IRS-standardin mittarilukema-suunnitelmat
Tietojenkäsittelyprosessin yksinkertaistamiseksi IRS: n avulla yritykset voivat korvata työntekijöille normaalin mittarilukema. Tämä korko on suunniteltu kattamaan kaasun keskihinnat, huolto, korjaukset, lisenssit, autovakuutus, rekisteröinti ja poistot kilometriä kohti. Standardin mittarilukema oli 56 senttiä kilometriä kohti vuodesta 2014 alkaen, mutta sitä päivitetään säännöllisesti. Tämän kilometrikorvaussuunnitelman mukaan työntekijän tarvitsee vain ylläpitää ajo-ohjelman lokia ja merkitä kunkin matkan liiketarkoitus.
Mittarilukemaksujen verotus
Niin kauan kuin yrityksellä on vastuullinen suunnitelma, työntekijän ei tarvitse raportoida mittarilukemista tuloina. Jotta työntekijä olisi vastuullinen suunnitelma, hänen on varmistettava, että kustannukset liittyvät liiketoimintaan, välittävät kulut kohtuullisessa ajassa ja palauttavat saadut ylimääräiset korvaukset. Jos työnantajan suunnitelma ei täytä näitä standardeja, se on laskennallinen suunnitelma ja korvaukset ovat verovelvollisia. Tässä tilanteessa korvaukset raportoidaan yhdessä muiden palkkojen kanssa työntekijän vuosittaisessa W-2: ssa.
Verovähennykset työntekijöille
Jos työnantajasi ei korvaa täysipainoisesti mittarilukuja, voit ehkä vähentää vähennysosuuden eriteltynä vähennyksenä. Palauttamattomat henkilöstökulut kirjataan henkilöstön liiketoimintakuluiksi lomakkeella 2106. Kustannusten laskemiseksi voit joko lisätä kaikki työhön liittyvät ajoneuvoon liittyvät kulut tai käyttää IRS-standardin mittarilukema. Muista jättää pois kaikki tavalliset työmatka-asemat. Erilaiset erittelyt, kuten työntekijöiden liiketoiminnan kulut, voidaan vähentää vain, kun ne ylittävät 2 prosenttia oikaistuista bruttotuloista.
Muut ajokulut
Liikematkojen ylimääräisten mittarilukkujen lisäksi veronmaksajat voivat myös vähentää lääketieteellisiä vierailuja, liikkuvia ja mailia kuljettavia kilometrejä hyväntekeväisyysjärjestölle. IRS mahdollistaa veronmaksajien normaalin mittarilukeman, joka on 23,5 senttiä kilometriä kohti lääkärikäyntejä ja liikkuvia ja 14 senttiä kilometriä kohti hyväntekeväisyysjärjestöille. Veronmaksajat voivat vähentää lääketieteellisen kulun lääketieteellisin kustannuksin aikataulussa A. Hyväntekeväisyyteen kulkevat kilometrit voidaan sisällyttää hyväntekeväisyyteen tehtäviin vähennyksiin, jotka näkyvät myös A-luettelossa.
